Mobile Zeiterfassung für das Fachhandwerk: Präzise Daten für den Unternehmenserfolg

Das Unternehmen

Die S.A.T. Sonnen- und Alternativtechnik GmbH & Co. KG mit dem Hauptsitz in Struckum und vier weiteren Standorten ist ein in Schleswig-Holstein langjährig etabliertes Handwerks- und Dienstleistungsunternehmen. Derzeit sind etwa 100 Mitarbeiter in dem Fachbetrieb beschäftigt. Ein wichtiger Teil des erfolgreichen S.A.T-Konzeptes ist es, dem Kunden jederzeit als kompetenter Ansprechpartner in allen Belangen regenerativer Energien zur Verfügung zu stehen.

Kundenorientierte Lösungen, effiziente Auftragsabwicklung und modernste Betriebsausstattung sichern dabei den hohen Standard des SHK-Unternehmens. „Damit sind wir kundenseitig auf dem modernsten Stand der Technik. Intern hatten wir nicht zuletzt durch die steigende Mitarbeiteranzahl und den stetig wachsenden Auftragseingang zunehmend Optimierungspotenzial bei der Lohnabrechnung unserer Mitarbeiter und Nachkalkulation unserer Projekte. Da der größte Teil unserer Mitarbeiter ausschließlich auf Baustellen unterwegs ist, suchten wir nach einer sinnvollen Lösung, den erheblichen Verwaltungsaufwand zur Erstellung der Löhne zu vereinfachen. Dabei sollten Einsatz- und Fahrzeiten ermittelt und eine komplette Personal- und Projektzeiterfassung realisiert werden, die sich an unsere Art der Abrechnung anpassen kann. Ebenso wichtig war die Übergabe der erfassten Daten an unsere bestehende Branchensoftware von Sage KHK“, so Björn Jacobsen, der gemeinsam mit Thorsten Höfer die Geschäftsführung des Unternehmens bekleidet.

Flexible Zeiterfassung

Wie in vielen anderen Handwerksbetrieben kämpfte sich die Personalabteilung des SHK-Unternehmens jede Woche durch einen großen Stapel Stundenzettel. Die handschriftlich erfassten Zeiten mussten abgeglichen und manuell ins System eingepflegt werden. „Hier verstecken sich viele Fehlerquellen: die unleserliche Handschrift des Monteurs, vergessene Eintragungen oder gar gänzlich verloren gegangene Stundenzettel, Tippfehler beim Einpflegen und auch Manipulationsversuche. Das alles zu vermeiden schafft nur eine elektronische Zeit- und Datenerfassung“, erklärt Frank Hollrieder von der MobilZeit GmbH in Winsen.

Als einer der führenden Anbieter spezieller Zeiterfassungssysteme für die Handwerks- und Baubranche kennt er die Probleme seiner Kunden. Seine Lösung heißt „T3“, ein flexibles Zeiterfassungssystem, das in den unterschiedlichsten Gewerken zum Einsatz kommt. „Mobile Datenerfassung schafft Transparenz im Unternehmen und bietet die Grundlage für mehr Effizienz und höhere Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit.“ Genau das waren auch die Argumente, die Björn Jacobsen überzeugten. „Jedoch befürchteten wir einen hohen finanziellen und technischen Aufwand bei der Einführung des Systems“, so Jacobsen. „Aber nach den ersten Gesprächen mit MobilZeit konnten wir die Sache beruhigt angehen. Nicht nur, dass deren Lösung durchaus bezahlbar ist, mit Sicherheit hat sie sich durch die von nun an genaueren Abrechnungen und zufriedeneren Kunden schon bald rentiert.“

Ständig einsatzbereit

Zuerst wurden alle Firmenfahrzeuge mit dem fest eingebauten Fahrzeugdatenlogger ausgerüstet. Dieser erfasst manipulationssicher anhand der Tachosignale die zurückgelegte Wegstrecke inklusive aller Fahrt- und Standzeiten. Zusätzlich besteht jederzeit die Möglichkeit, den Fahrzeugdatenlogger mit der Funktion GPS-Ortung zu erweitern, sofern dieses erforderlich erscheint. Am Armaturenbrett gibt es eine Dockingstation für das eigentliche mobile Datenerfassungsgerät „MobilZeit T3“ (Datafox Timeboy). „Das haben unsere Leute immer am Mann und passt sogar in eine Hosentasche“, erläutert Höfer.

Während der Fahrt steckt das Gerät in seiner Fahrzeugdockingstation, in der es auch geladen wird. Vor Antritt der Fahrt bucht sich der Monteur mittels Transponder-Chip am „T3“ ein. Nach Ankunft auf dem Einsatzort scannt er mit dem eingebauten Laserscanner den Barcode des Auftrages. Während des Einsatzes  trägt er das Gerät bei sich und kann hier verschiedene Tätigkeiten buchen. Vereinfacht werden die Eingaben durch die übersichtliche Tastatur, den optionalen Transponderleser und den optionalen Barcodescanner, die bei S.A.T zum Einsatz kommen. Wiederkehrende Aufträge können so einfach anhand einer Barcode-Liste gebucht werden. Das spart viel Arbeitszeit und erhöht damit die Effizienz jedes Mitarbeiters.

„Diese Geräte sind besonders für den Einsatz im Baubereich geeignet, da sie strapazierfähig, spritzwassergeschützt und einfach zu bedienen sind“, weiß Frank Hollrieder von der MobilZeit aus der Praxis zu berichten.
Bei S.A.T. werden die Handgeräte abends in eine 10-fach Dockingstation gesteckt und automatisch ausgelesen. So stehen die Daten zeitnah zur Auswertung bereit. Wem das nicht reicht, der kann über die nächste Ausbaustufe per GPRS/GPS die Zeit- und Ortungsdaten live in die Firma senden lassen.  

Kein Betrug möglich

Die Auswertesoftware „MZAS-5“ von MobilZeit bietet nun eine ganze Reihe von sinnvollen Auswertungen. Einstellbare Lohnabrechnungskriterien senken den Aufwand bei der Erstellung der Löhne. Fehler in der Arbeitsvorbereitung werden erkannt und können abgestellt werden. Privatfahrten sind als solche deklariert. Plausibilitätsprüfungen decken Betrugsversuche auf. Auftragsauswertungen geben Auskunft darüber, wie viele Stunden welcher Monteur wo gearbeitet hat und welche Fahrzeit und Wegstrecke dafür erforderlich waren. Die so aufbereiteten Daten werden anschließend an eine Branchensoftware übergeben, wobei jegliche manuelle Eingabe entfällt.

„Aufgrund der äußerst flexiblen Möglichkeiten bei den Grundeinstellungen konnte das System sehr gut an unsere Anforderungen angepasst werden. Nicht wir mussten uns dem neuen System anpassen, sondern es passt genau zu uns. Das erleichterte die Einführung und damit auch Akzeptanz bei unseren Mitarbeitern.“ Jacobsen ist froh über seinen Entschluss: „Weniger Arbeitsaufwand, keine Fehlzeiten mehr und vor allem die minutengenaue Abrechnung von Fahr- und Arbeitszeiten bringen nicht nur mir als Arbeitgeber Vorteile. Auch unsere Mitarbeiter schätzen nach anfänglicher Skepsis ihren neuen ‚kleinen Kollegen’, der ihnen Schreibarbeit erspart und für eine faire Zeiterfassung sorgt.“