Rundum effizient Erfolgreich dank transparenter Produktionsprozesse

Anfang September 2020 startete die Systemeinführung. Zuvor wurde die Gehaltsabrechnung umgestellt. „Zwei Projekte von dieser Größenordnung in einem Jahr, das war schon sportlich“, so der Personaler. Gleiches galt aber auch für das tisoware.TEAM: Für die Implementierung der Softwaremodule wurde ein fester Zeit- und Kostenplan vereinbart – den die tisoware Spezialisten zur Zufriedenheit des Kunden einhielten. Heute regeln die Module tisoware.ZEIT und tisoware.ZEITplus die Arbeitszeiterfassung für KGM. Gebucht wird in Verwaltung und Produktion an 4 Datafox EVO 3.5 Pure - Terminals via Mifare- RFID-Medien. Die bewerteten Zeiten werden über eine zertifi zierte Schnittstelle von tisoware an das Lohn- und Gehaltssystem eGECKO weitergegeben.

„Unser Drei-Schicht-System mit rund 220 Mitarbeitenden abzubilden, ist durchaus vergleichbar mit den Anforderungen an eine Firma mit 1.000 Mitarbeitenden im normalen Tagesbetrieb“, erklärt Frank Roth die Herausforderungen an das Projekt. „Unser Zeiterfassungssystem muss flexibel reagieren – auf variable Arbeitszeitund Schichtmodelle ebenso wie auf die gesetzlichen Vorgaben. Dazu zählen zum Beispiel die Betriebsratsarbeit, Bereitschaftszeiten und vor allem der komplexe Metall- und Elektrotarif in Hessen. Darüber hinaus muss unser System mandantenfähig für zwei weitere angeschlossene Unternehmen sein und Sonderlösungen bereitstellen, etwa Erfassungsmappen für abweichende Kostenstellen. Wir hatten mit tisoware das Glück, uns auf einen kompetenten IT-Consultant stützen zu können. Das hat die Einführung erleichtert. Das Mitarbeiterteam und die Führungskräfte können nun jederzeit ihre Zeitkontenstände – auch direkt an den Terminals - prüfen und der Betriebsrat hat einen Überblick über die Flexkonten, da wir mit einem Ampelsystem arbeiten.“

tisoware.WORKFLOW wird in Fulda zur digitalisierten Übermittlung von Urlaubsanträgen, Überstunden oder Arbeitszeitkorrekturen genutzt. Hier bietet das Modul tisoware. WEB die Möglichkeit, die Daten jederzeit online einzusehen und damit stets auf dem neuesten Stand zu bleiben. Geplant ist darüber hinaus die digitalisierte Reisekostenabrechnung via tisoware.SPESEN. Kundenorientierung ist bei KGM täglich gelebte Praxis in allen Bereichen – dies erfordert besondere Flexibilität, auch bei Personaleinsatzplänen. Mit dem Softwaremodul tisoware.PEP können die Verantwortlichen die einzelnen Schichten präzise durchplanen. Dies garantiert eine konstante Maschinenauslastung, immer unter Beachtung der entsprechenden Qualifi - kationen der Mitarbeitenden. Die projektbezogene Personalplanung, Zeiterfassung und -auswertung regelt das Modul tisoware.PROJEKT. Für die Absicherung des Firmengeländes sorgt zudem das Modul tisoware.ZUTRITT in Kombinaation mit den Datafox Zutrittslesern der EVO Intera-Serie und KYO Inloc Controllern.

JUST IN TIME UND TOP SERVICE

„Bei meinem Einstieg bei KGM bestand meine Aufgabe darin, die Strukturen in der Personalabteilung zu digitalisieren“, so Frank Roth rückblickend. „Das ist mir mit tisoware gelungen. Ein erster Schritt war die Lohnabrechnung, dann folgte die Zeiterfassung mit der automatisierten Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung. Ein Bewerbermanagementsystem und digitale Personalakten werden folgen. Bei unseren Tochterunternehmen nutzen wir eine Zeiterfassung “light” von tisoware. Wir sparen nun erheblich Zeit in der Administration und behalten den Überblick über die Urlaubsgleitzeit und Krankentage aller Mitarbeiter.“ Die Zusammenarbeit mit tisoware bewertet der Personalleiter von Anfang an als professionell und terminorientiert. Dazu Frank Roth: „Bei der Einführung von IT-Lösungen ist es immer schwierig, ein verbindliches Budget für die Beratungsleistung festzulegen, in diesem Fall haben beide Seiten mit einer tollen Performance an diesem Ziel gearbeitet und es erreicht. Trotz Pandemie, trotz Kurzarbeit: Die Kosten blieben im Rahmen des vereinbarten Budgets. Mit tisoware besteht zudem die Möglichkeit, ein Manufacturing Execution System (MES) aufzubauen, um die Produktion noch besser steuern zu können. „Die Kugelfertigung bis zum Endprodukt kann bis zu sechs Wochen in Anspruch nehmen“, erläutert Frank Roth. „Da kann viel passieren, beispielsweise Krankzeiten, Maschinenausfall, Rohstoff mangel oder unvorhergesehene dringende Lieferzusagen an langjährige Kunden. Hier könnte tisoware.MES zu zuverlässigeren Prognosen hinsichtlich der Produktionssteuerung führen und damit zu einem verbesserten Liefertermin-Management.“ Damit auch in Zukunft alles rund läuft.