Anwenderbericht | Projekt des Datafox Partners: AIDA ORGA
Die Abtei Königsmünster in Meschede im Sauerland ist ein modernes Benediktinerkloster, das neben seiner spirituellen Arbeit verschiedene wirtschaftliche Unternehmen betreibt. Neben der Seelsorge und Mission betreiben die Mönche handwerkliche Betriebe, Gästehäuser, Klosterläden, eine Abteigaststätte und ein Gymnasium. Die Gemeinschaft besteht aus rund 50 relativ jungen Mönchen mit einem Durchschnittsalter von 55 Jahren. Um die Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten, entschied sich die Abtei vor einigen Jahren für die Komplettlösung von AIDA.
Die Arbeitszeiterfassung erfolgt nun durch eine Kombination aus stationären Zeiterfassungsterminals und einer Smartphone-Terminal-App. An strategischen Orten im Klosteraltbau, den Gästehäusern, dem Abteiforum und der Schmiede werden berührungslose Buchungen wie Kommen, Gehen oder Pause an den Datafox EVO 3.5 Pure Terminals vorgenommen. Der Mitarbeiterausweis, der bereits für den Bediensteten-Rabatt genutzt wird, dient auch zur Zeiterfassungsbuchung. Die Mönche erfassen ihre Arbeitszeiten direkt mit ihrem Ordensausweis, sodass die geleisteten Stunden und Leistungen transparent sind. Gemäß dem Leitspruch der Benediktiner „Ora et Labora“ - bete und arbeite - erwirtschaften die Mönche ihren eigenen Lebensunterhalt mit. In Außenstellen mit weniger Personal, wie bzw. dem Laden Olsberg, wird die Anwesenheitszeit mit der Smartphone-Terminal-App erfasst – eine effiziente Lösung.
Ein Highlight ist das virtuelle Personalbüro, das den insgesamt über 140 Mitarbeitenden ermöglicht, Informationen abzurufen, Anträge zu stellen und zu bearbeiten – jederzeit, ganz unkompliziert. Einen großen Komfort für die Buchhaltung bietet die Schnittstelle zur Lohn- und Gehaltsabrechnung über DATEV. Die ermittelten Daten und Berechnungen werden automatisiert und fehlerfrei an die entsprechenden Programme übertragen. Neben den Schnittstellen sorgt das AIDA VIP Modul für einen reibungslosen Informationsaustausch. Benachrichtigungen werden intelligent per E-Mail verschickt, zum Beispiel bei vergessenen Buchungen oder um den Resturlaubsstand mitzuteilen.
Für die Auftragszeiterfassung werden Barcodes verwendet. Besonders in der Schmiede, wo komplexe Projekte über einen längeren Zeitraum bearbeitet werden, ist eine genaue Erfassung der Projektzeiten wichtig. Alle Projekte werden in einer Branchensoftware angelegt und dann in AIDA importiert. Dort erfolgt die Buchung, und die Zeiten werden anschließend wieder in die Branchensoftware exportiert, um die Abrechnung und Nachkalkulation durchzuführen.
Durch die erfolgreiche Digitalisierung der Verwaltungsprozesse konnten sowohl die Transparenz als auch die Umweltfreundlichkeit der Arbeitsabläufe gesteigert werden. Dies hat zu einer erhöhten Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Abtei Königsmünster geführt. P. Abraham Fischer OSB, Metallbaumeister und Leiter der Schmiede, betont die besondere Verantwortung des Klosters gegenüber den Mitarbeitenden und unterstreicht die Bedeutung von Fairness und Gleichbehandlung. Die moderne Zeiterfassung – unter anderem mit Hardware von Datafox – ermöglicht es, diese Prinzipien umzusetzen und schafft eine Arbeitsgemeinschaft, geprägt von Leistungsbereitschaft und innerem Frieden.
