Haben Sie Fragen? +49 36967 5950
DutchEnglishFrenchGermanItalianSpanish

DutchEnglishFrenchGermanItalianSpanish
Anwenderberichte im Detail
  • Datafox
  • News
  • Anwenderberichte
  • https://www.datafox.de/anwenderberichte-im-detail/digitale-datenerfassung-im-kundendienst-bei-gwv-fulda.de.htmlAnwenderberichte im Detail

Digitale Datenerfassung bei GWV Fulda

29.01.2010
Mobile Datenerfassung mit dem Datafox Timeboy
Mobile Datenerfassung mit dem Datafox Timeboy

Viele Versorgungsunternehmen setzen heute noch immer auf die papiergestützte Erfassung von Auftrags- und Arbeitszeiten ihrer Außendienstmonteure und lassen dabei Einsparpotenziale ungenutzt. Diese konservative Art der Datenerfassung bedingt einen weitaus höheren Aufwand als ein IT-gestütztes System. Zum einen ist die manuelle Erfassung mehr fehleranfällig, oft unvollständig und benötigt mehr Zeit. Zudem müssen die auf Papier erfassten Daten danach von Hand in die EDV übertragen werden. Eingabefehler verursachen Mehraufwand und Verzögerungen. Automatische Plausibilitätsprüfungen sind erst bei der Eingabe in die EDV möglich, ebenso wie die Zuordnung von zeit- und Fahrzeugdaten auf Kostenstellen, Auftrags- und Mitarbeiterkonten. Dies alles führt zu ungenauen Nachkalkulationen und verzögerten Abrechnungen.

Digitale Lösung der Gas- und Wasserversorgung Fulda GmbH (GWV)

Diese Problematik lässt sich durch die Einführung einer mobilen Datenerfassung lösen, wie das Beispiel bei den Unternehmen Gas- und Wasserversorgung Fulda sowie Gas- und Wasserversorgung Osthessen zeigt. Die regionalen Energieversorger mit Sitz im hessischen Fulda führten schrittweise ein Komplettsystem zur digitalen Arbeitszeit- und Auftragsdatenerfassung mit Fuhrparkmanagement und GPS-Ortung ein. Schon innerhalb des ersten Jahres erreichte GWV deutliche Zeit- und Kosteneinsparungen und das System stellte seine Praxistauglichkeit unter Beweis.

Neben eben einer schnittstellenübergreifenden Software mussten auch mobile Endgeräte angeschafft werden. Hier aber fand GWV eine passende Lösung: Der kompakte und robuste Timeboy ist im Grunde ein erweiterter Barcodescanner.

GWV Fulda & GWV Osthessen

Die beiden Unternehmen GWV Fulda und GWV Osthessen sind Erdgas- und Trinkwasserlieferanten für über 40.000 Kunden. Darüber hinaus werden vier Erdgastankstellen in der Region betrieben, Fernwärme an etwa 400 Kunden geliefert und für die Gemeinden im Umland bestimmte Dienstleistungen erbracht. Von den insgesamt 170 Mitarbeitern nutzen rund 60 Monteure aus Rohrnetz und Kundendienst, die rund um die Uhr für Reparaturen und Notfalleinsätze zur Verfügung stehen, den Timeboy. 

Zettelwirtschaft und ungeordnete Datenflut sind nun Vergangenheit

Bei der papiergestützten Auftrags- und Personalzeiterfassung mussten die Monteure täglich am Ende des Arbeitstages einen Erfassungsbeleg mit allen erforderlichen Angaben ausfüllen. Weitere Mitarbeiter waren im Anschluss damit beschäftigt, die Daten von Hand in die EDV einzugeben. 

"Flüchtigkeitsfehler waren da keine Seltenheit und bei unklarer Datenlage mussten die Rückfragen gestellt und Abläufe nachverfolgt werden.", erläutert Burkard Hergenhan die Ausgangssituation. Hinzu kamen die Kilometerangaben mit Auftragsnummern aus den Fahrtenbüchern, deren Übertrag in die EDV nicht nur aufwändig, sondern häufig auch fehlerbehaftet war. Heute werden in der Auftragsverwaltungssoftware SLT automatisch Barcodelisten generiert, anhand derer jeder Monteur seine Tätigkeiten am Timeboy auf bestimmte Aufträge bucht. 

Das im Fahrzeugeingebaute Gerät "Datafox-Mobil-MasterIV" erfasst die Stopp und Startzeiten per Zündung ein/aus und die gefahrenen Kilometer per Tachosignal. Zusätzlich werden die GPS-Daten aufgezeichnet. Auf Basis dieser im Fahrzeug elektronisch erfassten Daten wird in der Software das Fahrtenbuch automatisch erstellt. Während der Fahrt wird der Timeboy in die an den Mobil-MasterIV angeschlossene Dockingstation gesteckt, damit eine eindeutige Zuordnung des Fahrers zur zurückgelegten Strecke stattfindet und der Timeboy aufgeladen wird. Die im Timeboy erfassten Daten werden vom Mobil-MasterIV ausgelesen und per Mobilfunk (GPRS) unmittelbar zum FWV-Server übertragen. 

Eine maßgeschneiderte Lösung

GWV erarbeitete zusammen mit dem Softwarehaus SLT ein schnittstellenübergreifendes IT-Konzept, um alle Daten auch weiteren internen Prozessen und Systemen zur Verfügung zu stellen. Die Anbindung der Hardware erfolgte über die Kommunikationssoftware Datafox Talk, die die Daten aus Timeboy und Mobil-MasterIV in die SLT-Anwendung überträgt. 

"Sowohl die Erfassung an den Endgeräten als auch die Software wurden komplett für die Anforderungen der GWV eingerichtet. Das Datenerfassungssystem liefert und nun alle erforderlichen Daten, Auswertungen und Formulare mit wenigen Mausklicks." Klaus Kekulé, Gruppenleiter der Arbeitsvorbereitung, dieht die Dinge nicht nur aus Sicht der Verwaltung. Er ist Arbeitnehmervertreter im Betriebsrat der GWV: "Wir haben unsere Mitarbeiter von Anfang an in die Planung mit einbezogen."

Nach etwa einem Jahr wurde die Auftragsdatenerfassung durch das elektronische Fuhrparkmanagement ergänzt. Neben dem digitalen Fahrtenbuch unterstützt der Mobil-MasterIV die GPS-Ortungsfunktion. Diese steht entsprechenden Mitarbeitern bei einem Notruf wie "Gasgeruch" zur Verfügung. SLT ermittelt automatisch den nächstgelegenen Monteur und dessen Entfernung zum Einsatzort und stellt dies grafisch in einer Karte dar. Die Einführung der mobilen Datenerfassung war und ist ein weiterer Schritt zur Steigerung von Effizienz und Qualität. Das ist nicht nur für das Unternehmen GWV sinnvoll, sondern nützt auch dessen Kunden. 

Zurück

© 2021 | Datafox GmbH