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Intelligentes Baustellenmanagement: Zeiterfassung und Fahrzeugcontrolling stark kombiniert

18.10.2012

Zeiterfassung im Baugewerbe - Anwenderbericht Stolz-ZMI

 

Um Zeiterfassung im Baugewerbe mit Fahrzeugcontrolling und Baustellenmanagement intelligent und zuverlässig zu kombinieren, bedarf es eines Konzeptes, das weit über Standardlösungen hinausgeht. Dabei sollte das Erfassungssystem einfach zu handhaben sein und unmittelbar zuverlässige Ergebnisse produzieren.

Zeiterfassungssysteme gibt es reichlich; elektronische Fahrtenbücher ebenso. Die Verknüpfung von Personal-, Baustellen- und Fahrzeugdaten schaffen diese Insellösungen jedoch nicht.

„Auch wir haben uns verschiedene Systeme angesehen. Die wenigsten Softwaredienstleister bieten Zeit- und Fahrzeugdatenerfassung aus einer Hand an. Für Anbieter mit dem Schwerpunkt Fahrzeugdatenerfassung ist Zeiterfassung andererseits oft nur ein Nebenprodukt. ZMI hingegen kombiniert beide Anforderungsprofile und zeigt mehr Erfahrung und höhere Kompetenz als alle Konkurrenzanbieter.“ (Zitat Herr Stolz)

Die Gebr. Stolz GmbH 

Alexander Stolz ist Geschäftsführer eines der größten Straßenbauunternehmen in Nordbayern, der Gebr. Stolz GmbH & Co. KG aus dem unterfränkischen Hammelburg. Das Unternehmen blickt auf eine 100-jährige Firmengeschichte zurück und führt seit 1991 eine Zweigniederlassung in Walldorf, Thüringen. Der mittelständische Betrieb beschäftigt mehr als 300 Mitarbeiter, hält knapp 80 Fahrzeuge im Fuhrpark und ist nicht nur regional tätig, sondern auch in Nordbayern, Südthüringen, Südhessen und Baden-Württemberg aktiv. 

Die Ausgangssituation bei der Suche nach einem passenden Zeiterfassungsdienstleister und die damit verbunden Probleme waren branchentypisch: unübersichtliche Zettelwirtschaft, fehleranfällige Erfassung, kaum Überblick über Mitarbeiter und Fuhrpark, zeitferne Auswertungsmöglichkeiten und wenig Kontrolle. Gewünscht war ein System, das Arbeits- und Fahrzeugdaten zuverlässig erfasst, sicher verarbeitet und dabei größtmögliche Transparenz bietet. Mit ZMI wurde ein kompetenter Partner gefunden und ein kompaktes Lösungspaket geschnürt.

Mobile Datenerfassung über Zeiterfassungsterminals und Fahrzeugdatenlogger

Jedes Fahrzeug wurde mit einem Fahrzeugdatenlogger ausgerüstet. Dieser erfasst den Fahrzeugzustand (z. B. Motor an/aus) und die zurückgelegten Kilometer. Der GPS-Sensor liefert die Daten für die Positionsbestimmung. So wird aufgezeichnet, wann das Fahrzeug die Firma verlässt, die Baustelle erreicht, die Baustelle wieder verlässt usw. Diese Datensätze werden sofort mittels Mobilfunk in die Firmenzentrale übertragen. In der Praxis meldet sich der Fahrer mit der geplanten Baustellennummer im Fahrzeug an. Das System ordnet die Fahrt der betreffenden Baustelle zu und gleicht Fahrtziel bzw. -strecke mit den hinterlegen GPS-Koordinaten ab. Fehlbuchungen oder abweichende Fahrten werden erkannt und über den Korrekturassistenten dem Bauleiter unverzüglich gemeldet.

Ebenfalls in den Fahrzeugen installiert sind die handlichen, mobilen Zeiterfassungsterminals (Datafox Timeboy). Nach Erreichen der Baustelle gibt der Polier die Baustellennummer ein. Dann bucht jeder Mitarbeiter seine Kommt-Buchung. Dazu wird ein Mitarbeiterausweis kurz vor das Gerät gehalten, schon ist Zeitbuchung plus Buchungsort erfasst und der Datensatz wird über das Mobilfunknetz an das ZMI-System übertragen. Das System vergleicht GPS-Koordinaten, Baustellennummer und Mitarbeiterbuchung und generiert bei Abweichungen eine Fehlermeldung an den Bauleiter. Bei Arbeitsende oder Wechsel der Baustelle wird das Gerät nochmals bedient.

Alle Mitarbeiter haben so volle Kontrolle über die eigenen Buchungen. Mit ZMI – Statustableau sehen Geschäftsleitung, Bauleiter und Disponenten, welche Mitarbeiter anwesend sind und an welcher Baustelle diese im Augenblick arbeiten. Die Ansichten sind individuell einstellbar und bieten verschiedene Filter- und Auswahlmöglichkeiten. Das schafft volle Transparenz und damit die Möglichkeit z. B. auf Personalausfall oder Maschinenbedarf kurzfristig zu reagieren. Die Übertragung aller mobil erfassten Informationen über das GPRS-Netz gewährleistet aktuelle Daten und liefert eine reale Analysegrundlage. Jede Buchung ist nahezu sofort zentral im ZMI-System abrufbar. Fahrzeuglogger und Timeboy bleiben im Fahrzeug und müssen nicht separat ausgelesen oder aufgeladen werden.

„Wichtig ist für uns heute die zeitnahe Erfassung aller Daten“, erklärt Alexander Stolz. „Statt wie bisher erst am Monatsende, sehen wir jetzt permanent wo Zeiten anfallen, sich Mitarbeiter und Fahrzeuge befinden und welche Projekte belastet werden. Mit ZMI gelingt die Verknüpfung von Arbeitszeitbuchung und Buchungsort zuverlässig."

 

Datafox Timeboy mit Fahrzeugdatenlogger

Arbeitszeiterfassung im Baugewerbe: Baulohn ist einer der schwierigsten Entgeltabrechnungen überhaupt

Mit der elektronischen Zeiterfassung entfallen die handgeschriebenen Wochenberichte und die aufwändige manuelle Eingabe in den Computer. Das Lohnbüro wird immens entlastet, Übertragungsfehler eliminiert. Statusabfragen in Ist-Zeit ermöglichen die permanente Beobachtung und kalkulatorische Fortschreibung der Bauprojekte. Bei Betriebsrat und Mitarbeitern hat das neue System eine hohe Akzeptanz, da die Verantwortung für die Zeitbuchungen nun bei jedem einzelnen Mitarbeiter selbst liegt und die Arbeitszeiten nicht mehr vom Vorarbeiter notiert werden.

Generell ist das Verantwortungsbewusstsein für Stundenschreibung und Fahrzeugnutzung bei den Mitarbeitern gestiegen. Das neue System ist gerechter - davon profitieren alle. ZMI managt auch das komplizierte Regelwerk im Baulohn. Unterschiedliche tarifliche oder gesetzliche Sonderregelungen, Saison-Kurzarbeitergeld, Gutzeitenregelungen und Besonderheiten der Sozialversicherung machen den Baulohn zu einer der schwierigsten Entgeltabrechnungen überhaupt. In ZMI - Time erfolgen die Anpassungen an kundenspezifische Besonderheiten durch flexible Parametereinstellungen. Damit sind auch komplexe Lohnmodelle wie z. B. Ost-/Westlohn oder Zeitpläne mit verschiedenen Arbeits- und Pausenregelungen für unterschiedliche Kolonnen fehlerfrei abrechenbar.

„In ZMI sind all diese Problematiken gelöst, da alle Zuordnungen im System definiert sind“, erläutert Alexander Stolz. „Die Anpassung an den Betrieb in ZMI ist einfach und durchdacht. Das ist ein sehr großer Vorteil von ZMI.“

Auf Knopfdruck werden alle relevanten Daten aus ZMI-Time über die ZMI-Lohnschnittstelle an das Lohnprogramm Technokom übertragen und von dort die monatlichen Entgeltabrechnungen erstellt. Bei der Ausarbeitung und Implementierung der ZMI-Kompaktlösung wurde die Firma Stolz von einem Projektmanager der ZMI begleitet. Dieser setzt die Unternehmenswünsche um, eruiert weiterführende Spezifikationen und steht jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.

„Wir fühlen uns bei unserem Projektmanager sehr gut aufgehoben; er hat immer ein offenes Ohr für uns“, lobt Alexander Stolz. „Für uns ist ZMI intuitiv und einfach zu handhaben. Mit den neuen Möglichkeiten von Übersicht und Transparenz haben wir heute einfach deutlich mehr Kontrolle und Sicherheit."

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