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Ein Anwenderbericht der TEXA Deutschland GmbH Zeiterfassung und Zutrittskontrolle gehen Hand in Hand

Anwenderbericht | Projekt des Datafox Partners: ACCENON Software und Hardware GmbH

Die TEXA Deutschland GmbH (nachfolgend Fa. TEXA) in Langenbrettach steuert zukünftig sowohl Personalmanagement als auch Zutrittskontrolle zentral über die ganzheitliche Softwarelösung von ACCENON. Hoher Verwaltungsaufwand, zeitfressende Personalprozesse, regelmäßige Update- und Supportkosten. Leider ist dieser Zustand in vielen Unternehmen immer noch gang und gäbe. So war es auch bei der Fa. TEXA am Standort Langenbrettach. Trotz einer bereits eingesetzten Zeiterfassungssoftware ließ die Produktivität im Personalmanagement zu wünschen übrig. Das sollte sich schleunigst ändern.

Das Projektziel war die Einführung einer neuen Softwarelösung, die neben der Zeiterfassung ebenfalls bestehende Personalprozesse wie Abwesenheitsplanung und Auswertungen digitalisiert. Zudem sollte die mechanische Schließanlage gegen ein Zutrittskontrollsystem ersetzt werden. Die Wahl fiel auf die Softwarelösung der ACCENON, die alle Anforderungen zentral über eine Software abdeckt. Wir werfen einen kleinen Blick hinter die Fassade und nehmen die Personalprozesse der Fa. TEXA unter die Lupe. Einige externe Mitarbeiter haben ihre Zeiten bis dato nachträglich an das Personal übermittelt. Diese mussten anschließend manuell in die Software eingetragen werden. Dieser Ablauf stellte sich als sehr zeitaufwändig und fehleranfällig heraus. Bei den Gesprächen wurde schnell klar, dass die mobile Zeiterfassung via Webterminal der optimale Lösungsansatz ist.

Weiterhin war das Reporting ein wichtiger Baustein im Projekt. Vor allem für die Produktionsplanung. Bisher war es softwareseitig nicht möglich, die für einzelne Aufträge investierte Produktionszeit der Mitarbeiter zu ermitteln. Um hier zukünftig produktiver und kosteneffizienter zu arbeiten, hat sich die Fa. TEXA für den Kostenstellen- und Projektwechsel entschieden. Durch eigene Benutzerkonten im Webportal kann jeder Mitarbeiter seine Zeit auf eine beliebige Kostenstelle oder ein Projekt buchen. Anschließend können individuelle und umfangreiche Auswertungen erstellt werden.

Bei der bisherigen Abwesenheitsplanung ist aufgefallen, dass sehr viele Personen in den Prozess involviert waren. Typischer Anwendungsfall ist der Urlaubsantrag. Dieser wurde in Papierform an den Vorgesetzten weitergereicht. Nach der Unterschrift durch den Vorgesetzten ist der Antrag schließlich im Personalbüro gelandet. Zu guter Letzt erfolgte der manuelle Eintrag in die Software. Bei der Vorstellung des Antragswesens wurde dieser Workflow digital abgebildet. Die Fa. TEXA erkannte direkt, dass der Prozess schneller und einfacher als bisher abläuft. Hochgerechnet auf alle Anwender ergibt sich eine enorme Zeitersparnis.

Zutrittskontrolle

Die Zutrittskontrolle hat für die Fa. TEXA einen großen Stellenwert. Schlüssel gehen leicht verloren und stellen ein Sicherheitsrisiko dar. Sowohl im Innenbereich, als auch im Außenbereich wurden insgesamt fünf Türen ausgemacht, die es abzusichern galt. Vier davon in Form der