Anwenderbericht | Projekt des Datafox Partners: OBS GmbH
Die Firmengeschichte von IWAKI Japan begann im Jahre 1956 als Distributor von Laboreinrichtungen in Tokio, wo sich bis heute die Firmenzentrale befindet. 1959 folgte die Entwicklung der ersten Chemiepumpe für die Industrie. Mit der Gründung der IWAKI Europe GmbH (Willich / Niederrhein) legte man 1985 den Grundstein für die Expansion in Europa.
In den meisten europäischen Ländern ist IWAKI mit Niederlassungen vertreten. IWAKI Pumpen findet man in Produktionsbereichen und Herstellungsprozessen in allen Industriezweigen. Ihre Zuverlässigkeit wurde in vielen Anwendungen und Prüfverfahren unter Beweis gestellt.
Eingesetzte OBS-Software:
Die Digitalisierung von Prozessen im Personalbereich Stand im Fokus der Einführung der OBS-Systeme bei der Firma Iwaki aus Willich. Für die Personalzeiterfassung wurden drei Datafox Terminals EVO 4.3 eingesetzt. Zur Erfassung an den Terminals wurde der klassische Ansatz per RFID-Transpondern gewählt. Durch die Wahl der Terminal-Standorte im Unternehmen (Verwaltung, Produktion und Lager) wurden die Wegezeiten reduziert. Überzeugen konnten die Terminals durch die Benutzerfreundlichkeit bei der Bedienung und dem ansprechenden Design.
Das Multifunktionsterminal Datafox EVO 4.3 sorgt für die reibungslose Übertragung der erfassten Personalzeitdaten an den zentralen Server am Firmensitz. Die OBS-Software obserwer.PZE bietet der Personalabteilung eine bedarfsorientierte Funktionalität, um mit geringem Aufwand die anfallenden komplexen Tätigkeiten im Rahmen einer flexiblen Zeitwirtschaft zu bewältigen.
Durch die OBS-Software obserwer.webTime sind zusätzliche Funktionalitäten, welches das Hauptmodul „Personalzeiterfassung“ ergänzen, zur Verfügung gestellt worden. Neben einem „Employee Self Service“ sind Abteilungsleiter-Funktionen ermöglicht worden. Beim „Employee Self Service“ können die Mitarbeiter über einen PC mit Intranet-Zugang auf die eigenen Buchungen, Überstundenkonten, Urlaubsstände und Fehlzeiten zugreifen. Der Zugriff erfolgt über die gängigen Web-Browser (Microsoft Edge, Mozilla Firefox oder Google Chrome). In den abgelegenen Bereichen wurden Selbstauskunftsterminal-PCs bereitgestellt. Durch einen automatisierten Logout-Modus wird gewährleistet, dass nach einer gewissen Karenzzeit der Inaktivität, der Mitarbeiter wieder ausgeloggt wird.
Die Abteilungsleiterfunktionen ermöglichen dem Abteilungsleiter über den Intranet-Zugang verschiedene Aufgaben zu erledigen. Durch eine Software-Stempeluhr erhält er immer einen aktuellen Überblick wer sich eingestempelt und ausgestempelt hat. Durch das Rollen & Rechte-Modell ist sichergestellt, dass der Abteilungsleiter nur die Daten „seiner“ Mitarbeiter sehen kann. Er kann alle Stempelkarten, Urlaubskalender und Fehlzeiten einsehen.
Eine Anpassung der Software zur Abbildung eines Workflows zur Genehmigung von Überstunden am Ende eines Monats wurde programmiert und in den Standard übernommen. obserwer.webTime bietet obendrein noch die Möglichkeit den Beantragungsworkflow zu digitalisieren. Hierdurch werden Urlaubsanträge aber auch andere Fehlzeiten-Anträge (Seminar, Dienstreisen, …) durch einen gesteuerten Workflow abgelöst.
Falls Genehmigungen nicht fristgerecht eingegangen sind, alarmiert das System die Mitarbeiter per E-Mail. Der Abteilungsleiter wird z.B. nach einer Karenzzeit aufgefordert den offenen Urlaubsantrag zu bearbeiten.
Durch den Einsatz der Software obserwer.webTime können Mitarbeiter anderer Standorte ebenfalls Ihre Stempelungen per Software eintragen. Da Iwaki ein international tätiges Unternehmen ist, ist die Konzernsprache Englisch. Das Produkt obserwer.webTime wurde auf Mehrsprachigkeit ausgelegt und bietet neben der Standard-Sprache „Deutsch“ auch die Sprachen „Englisch“ und „Französisch“ an.
Durch den Einsatz unserer zertifizierten DATEV-Schnittstelle, ist die Übergabe der Lohnarten automatisiert worden. Durch die Erzeugung einer Datei aus dem OBS-Programm zum späteren Import in DATEV Lodas, ist dieser Prozess ebenfalls digitalisiert worden.
