„Wir möchten den Arbeitszeitpräferenzen unserer Mitarbeiter so gut wie möglich nachkommen. Moderne Standards sollten nach transparenten Regeln realisiert werden, d. h. auch verschiedene Modelle, wie Teilzeit, die 4-Tage-Woche etc., sollten optimal eingebunden werden“, erklärt Kai Kanscheit, Personalleitung beim DRK Nordrhein.
„Dadurch, dass die Mitarbeiter ihre Zeiten selbstständig verwalten und das System mit dem Lohnprogramm verknüpft ist, möchten wir die Personalabteilung administrativ entlasten. Die SP_Data Software hilft uns bei dieser Herausforderung“.
Zeiten ortsunabhängig erfassen
Mit einem Chip, der im Mitarbeiterausweis integriert ist, erfassen die DRK-Mitarbeiter nun ihre Zeiten am Datafox-Terminal. Das Ein- und Ausstempeln an den modernen Geräten ist einfach, Tasten können individuell belegt werden und auch die Gestaltung der Terminals EVO 4.3 und EVO 4.6hat das DRK nach seinen Wünschen umgesetzt. „Die Geräte, die wir nach unserem eigenen Corporate Design gestaltet haben, gefallen uns besonders. Das Datafox Design Studio gibt da Einiges her“, sagt Kai Kanscheit.
Mit der beliebten Mifare Desfire Chip-Technologie nimmt die Datafox-Hardware die Zeiten nach besonders hohen Sicherheitsstandards datenschutzkonform auf und überführt sie in die SP_Data HR-Software. Das DRK Nordrhein hat insgesamt 11 Terminals an verschiedenen Standorten im Einsatz. Sie werden unter anderem in Kindergärten, Rettungsschulen und im Katastrophenschutzzentrum von insgesamt rund 300 Mitarbeitern genutzt. So werden Entfernungen zwischen verschiedenen Orten in Windeseile überwunden. Mitarbeiter, die mobil arbeiten, können bequem via App oder Mitarbeiterportal stempeln, Urlaubsanträge beantragen oder persönliche Daten ändern. Die erfassten Zeiten kombiniert die Personalsoftware mit individuellen Lohndaten und ermittelt eine exakte Verdienstabrechnung.
„Die moderne Zeiterfassung mit der Bildschirmbuchung und der App wird von unseren Mitarbeitern sehr geschätzt. Dennoch bringen die vielen neuen Funktionen auch mehr Komplexität. Daran müssen sich Mitarbeiter erst gewöhnen“, erklärt Kai Kanscheit. „Wir begleiten den Veränderungsprozess mit Schulungen und führen unsere Mitarbeiter an die neue Personalsoftware geduldig heran. Es ist uns wichtig, dass wir alle Zielgruppen mitnehmen.“