Sie kennen bereits die Vorteile, die eine digitale Zeiterfassung für Unternehmen und Mitarbeiter bieten kann und haben dennoch Bedenken. Fragen Sie sich, ob sich der Umstieg auf eine digitale Zeiterfassung auch in Ihrem individuellen Fall lohnt? Womöglich erscheinen Ihnen die Kosten zu hoch oder der Aufwand zu groß – und Sie haben "ja auch nur wenige" Mitarbeiter … Dann sind Sie genau auf der richtigen Seite gelandet.
In den folgenden Abschnitten präsentieren wir praxisnahe Beispiele und Rechenmodelle, um Ihnen aufzuzeigen, wie sich die Einführung einer digitalen Zeiterfassung für Ihr Unternehmen wirtschaftlich auszahlen kann. Wir werden zwei konkrete Szenarien betrachten, in denen Unternehmen von unterschiedlicher Größe und Branche die Zeiterfassung optimiert haben und positive Ergebnisse erzielt haben. Diese Beispiele sollen Ihnen dabei helfen, eine fundierte Entscheidung zu treffen und die Wirtschaftlichkeit der digitalen Zeiterfassung für Ihr Unternehmen zu bewerten.
Im September vergangenen Jahres sorgte das Urteil des BAG (Bundesarbeitsgericht) zur Zeiterfassungspflicht – gerade rechtzeitig zur größten HR-Messe in Deutschland – für Schlagzeilen. Das Bundesarbeitsgericht bestätigte das Urteil des EuGH aus 2019 und hinterließ dabei viele unbeantwortete Fragen. Während einige Unternehmen vorsorglich nach neuen Lösungen suchten, zögerten andere und warteten auf weitere Klarstellungen. Die Bedenken waren groß, unnötige Kosten zu verursachen und vermeintlich einfache Abläufe, die bisher mit Zettel und Stift oder Excel erfasst wurden, zu verändern. Dabei ist diese Form der Erfassung – unabhängig vom rechtlichen Stand – voller versteckter Kosten und ein wahrer Motivationskiller. Als würden die Mitarbeiter tägliche Strafarbeit leisten und der Chef bezahlt das Nachsitzen noch obendrauf. Eine Situation, in der beide Seiten verlieren. Kurz aufgeschrieben wird deutlich, wie hoch der Verlust tatsächlich sein kann. Erschrecken Sie sich nicht:
25 Mitarbeiter …
Das sind - bei 25 Mitarbeitern - rund 5,3 Stunden pro Tag, also 26,5 Stunden pro Arbeitswoche. In 2022 haben Arbeitgeber laut *Statista im Durchschnitt 39,50€ (inkl. aller Lohnnebenkosten) für eine Arbeitsstunde gezahlt. In unserem Beispiel mit 25 Mitarbeitern kostet diese Form der Zeiterfassung 209,35 Euro am Tag.
25 Mitarbeiter …
Hier liegt der Zeitaufwand bei rund einer halben Stunde am Tag, 2,5 Stunden pro Arbeitswoche. Demnach liegen die Kosten bei 13,82€ pro Tag.
FAZIT: Eine digitale Zeiterfassung rechnet sich immer! In unserem Datafox Partnerportal finden Sie garantiert eine maßgeschneiderte Komplettlösung, die optimal auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Sie werden überrascht sein, wie schnell sich diese Investition amortisieren wird!
Ein Handwerksbetrieb mit 20 Mitarbeitern hat seine Verwaltung auf eine digitale Lösung umgestellt. Vor haben alle 20 Mitarbeiter ihre Zeiten per Stundenzettel erfasst und diese am Abend oder am Wochenende ins Büro gebracht, wo sie nachträglich manuell in die EDV übertragen wurden. Übertragungsfehler wurden oft erst bei den Abrechnungen festgestellt und aufwändig korrigiert.
Nach der Umstellung erhielt jeder Kolonnenführer einen Datafox Timeboy mit Transponderleser zur Erfassung der Zeiten sowie jeder Mitarbeiter einen Transponder zum Buchen. Die Projektnummern wurden zur Auswahl hinterlegt. Die erfassten Daten werden nun über eine Dockingstation ausgelesen und sofort an das Abrechnungsprogramm übergeben.
Kostenüberblick
Summe Anschaffungsosten: 5.600,00 € | Einsparung und AmortisationDurch den Einsatz des Datafox Timeboys liesen sich für den Handwerksbetrieb folgende Einsparungen erzielen:
Summe Einsparung: 10.500 € /Jahr |
Die Amortisationszeit lag bei etwas einem halben Jahr. Hierbei ist die schnellere und einfachere Erfassung der Daten am Timeboy gegenüber dem Schreiben der Stundenzettel noch nicht berücksichtigt. Durch die interne Uhr muss der Mitarbeiter die Stunden nicht mehr ausrechnen, sondern er bucht nur Beginn und Ende und das System errechnet die Anwesenheits- u. Projektstunden auf die Sekunde genau. Die üblichen Aufrundungen der Zeiten entfällt und es können keine Übernahmefehler mehr auftreten.
