digitale arbeitszeiterfassung

Häufige Fehler bei der Einführung einer digitalen Zeiterfassung

Viele Wege führen bekanntlich nach Rom. Ähnlich ist es auch bei der Zeiterfassung. Zahlreiche Anbieter, unterschiedliche Erfassungsverfahren und Gerätetypen machen es in den meisten Fällen schwer, den Durchblick zu behalten. Gerade wenn Sie erst damit begonnen haben, sich mit der Thematik zu beschäftigen, kann diese schnell verunsichern. 

Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen werden diese beiden Fragen häufig gestellt: „Wie führe ich überhaupt eine Zeiterfassung ein und worauf muss ich dabei achten?“ Beide Fragen sind in jedem Fall berechtigt. Die Einführung einer digitalen Zeiterfassung klingt zunächst kompliziert. Doch wenn Sie wissen, worauf es ankommt und typische Einstiegsfehler gleich von Beginn an vermeiden können, gelingt die Umstellung auf eine digitale Zeiterfassung schnell, einfach und vor allem ohne Stress. Nachfolgend erfahren Sie, worauf es bei der Einführung einer digitalen Zeiterfassung ankommt und welche Fehler Sie unbedingt vermeiden sollten. 

FEHLER 2: AUF EINE REINE SMARTPHONE/BROWSER-LÖSUNG ZUR ZEITERFASSUNG SETZEN

Einfach verlockend – die Arbeitszeiten schnell und smart über das Handy oder den PC zu erfassen. Die Angebotspalette an Apps ist prall gefüllt und eine kostengünstige, schnelle Lösung scheint schnell gefunden zu sein. Doch für die wenigsten Firmen ergibt diese Form der Arbeitszeiterfassung wirklich Sinn. Wir erklären Ihnen, warum das so ist, worauf Sie achten müssen und welche Vorteile für die Arbeitszeiterfassung am Terminal sprechen.

Auf das „Wo“ und „Wie“ kommt es an

Die beiden Fragen „wo“ und „wie“ Ihre Mitarbeitenden die Arbeitszeiten erfassen, sind essenziell und sowohl die Antworten als auch die Lösungen so individuell wie jede Firma selbst. Daher sollten Sie sich zuerst fragen, ob jeder Mitarbeiter Zugang zu einem PC hat. Was in Bürogebäuden selbstverständlich ist, liegt in Fertigungsbetrieben, im Krankenhaus oder dem nächsten Friseursalon weit ab von der Realität.

Und Achtung: Die Arbeitszeit beginnt bereits mit dem Betreten des Firmengeländes! In der Praxis ist die Buchung am PC direkt zu Beginn und am Ende der Arbeitszeit daher schlecht umsetzbar. Und ob eine reine App- bzw. Browser-Lösung wirklich praktikabel ist und zu Ihrem Unternehmen passt, ist in den meisten Fällen erst im Nachhinein bzw. in der Praxis feststellbar. Häufige – aber vermeidbare – Hürden und Probleme können unter anderem sein:

Fehler 3: Sie achten bei der Auswahl und Einführung der Zeiterfassungsgeräte nur auf den Preis

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, welche Daten Sie bereits in Ihrem Unternehmen und auch privat detailliert erfassen? Sicher zählen dazu der Stromverbrauch und auch Ihre Telefonzeiten. Dabei bilden die Kosten für Strom und Telefonanschluss in der Regel nur einen kleinen Teil der monatlichen Ausgaben. 

Im Betrieb machen die Personalkosten häufig etwa 30 bis 50 Prozent der Gesamtkosten aus, im Dienstleitungssektor sogar bis zu 80 Prozent. 

Bei einem so wichtigen Posten sollten Sie also nicht am falschen Ende sparen. Ein guter Anbieter für Ihre Arbeitszeiterfassung unterstützt Sie im Einführungsprozess und steht bei Problemen mit Rat und Tat zur Seite. Der Einsatz von qualitativ hochwertiger Hardware sorgt dafür, dass Sie das Thema für viele Jahre nicht mehr auf Ihrem Tisch haben. Der Prozess läuft digital und völlig automatisch. Immerhin halten unsere Terminals im Dauerbetrieb rund 15 Jahre – oftmals auch länger. Verschleißteile gibt es bei den meisten Datafox Terminals nicht. Und sollte doch einmal etwas kaputt gehen, können die Geräte schnell und einfach repariert oder neue Optionen problemlos nachgerüstet werden. Mit Sitz in der Thüringer Rhön – in der goldenen Mitte Deutschlands – können Sie sich bei Datafox stets auf einen schnellen und zuverlässigen Service verlassen.