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Datafox erklärt Pflichten bezüglich Zeiterfassung

digitale arbeitszeiterfassung

Nach den EuGH- & BAG-Urteilen zur Zeiterfassung: Warum es jetzt unbedingt ZEIT zum Handeln ist!

zeiterfassung ist pflicht.

Ein Gerichtsurteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13.09.2022 hat das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Jahr 2019 bekräftigt. Damit wird das Thema Arbeitszeiterfassung in ein neues Licht gerückt. Es wurde viel diskutiert und einige Missverständnisse haben sich verbreitet – denn der Teufel steckt auch hier im Detail. Die Arbeitszeiterfassung ist per Rechtsprechung schon lange Pflicht. Doch was genau heißt das für Unternehmen? Für ein besseres Verständnis werfen wir kurz einen Blick auf die Urteile der letzten Jahre:

Chronologische Übersicht der wichtigsten Gesetze & Urteile

1994

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) verpflichtet Arbeitgeber in Deutschland Arbeitszeiten, die über die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer geht, aufzuzeichnen. Nachweise müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

2015

Mindestlohngesetz (MiLoG), nach § 17 MiLoG muss der Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit für alle Beschäftigten festhalten.

2019

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) urteilt: Mitgliedsstaaten müssen Arbeitgeber verpflichten ein Arbeitszeiterfassungssystem einzuführen, das objektiv, verlässlich und zugänglich ist.

2022

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) bezieht sich auf das Urteil des EuGH und bestätigt eine Pflicht zur unmittelbaren Zeiterfassung. Dies ist faktisch nur mit einem elektronischen Zeiterfassungssystem umsetzbar.

2022

Das Oberlandesgericht München (OLG München) stellt fest: Auch bei Vertrauensarbeitszeit müssen die Zeiten exakt und unmittelbar erfasst werden.

Arbeitszeiterfassung - go digital

Die Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung und zur Dokumentationsart sind bis heute immer konkreter geworden: Unmittelbar, objektiv und zugänglich muss die Zeiterfassung sein. Die Einhaltung aller drei Vorgaben gelingt jedoch nur dann, wenn die Zeiterfassung digital stattfindet. Wenn Sie die Zeiten Ihrer Arbeitnehmer noch nicht gesetzeskonform erfassen, besteht dringender Handlungsbedarf. Bei Datafox – ein Unternehmen mit über 25 Jahren Erfahrung in der Zeit- und Datenerfassung - wissen wir genau worauf es in Sachen digitale Zeiterfassung ankommt und bieten Ihnen einen einzigartigen Vorteil: Als reiner Hardware-Hersteller arbeiten wir mit über 750 Software-Partnern zusammen. Nur bei uns haben Sie die Möglichkeit, Software-Lösungen für die digitale Zeiterfassung neutral zu vergleichen und eine völlig individuelle Gesamtlösung zu erhalten. Und das zu 100% EuGH- und BAG-urteilskonform, versteht sich.   

Häufige Fehler bei der Einführung einer digitalen Zeiterfassung

Viele Wege führen bekanntlich nach Rom. Ähnlich ist es auch bei der Zeiterfassung. Zahlreiche Anbieter, unterschiedliche Erfassungsverfahren und Gerätetypen machen es in den meisten Fällen schwer, den Durchblick zu behalten. Gerade wenn Sie erst damit begonnen haben, sich mit der Thematik zu beschäftigen, kann diese schnell verunsichern. 

Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen werden diese beiden Fragen häufig gestellt: „Wie führe ich überhaupt eine Zeiterfassung ein und worauf muss ich dabei achten?“ Beide Fragen sind in jedem Fall berechtigt. Die Einführung einer digitalen Zeiterfassung klingt zunächst kompliziert. Doch wenn Sie wissen, worauf es ankommt und typische Einstiegsfehler gleich von Beginn an vermeiden können, gelingt die Umstellung auf eine digitale Zeiterfassung schnell, einfach und vor allem ohne Stress. Nachfolgend erfahren Sie, worauf es bei der Einführung einer digitalen Zeiterfassung ankommt und welche Fehler Sie unbedingt vermeiden sollten. 

Vermeiden Sie diese 3 häufigen Fehler bei der Einführung Ihrer Zeiterfassung

Fehler 1: Die Zeiterfassungspflicht auch nach dem BAG-Urteil nicht ernst nehmen

Zeiterfassung ist in Deutschland Pflicht! Das vor Kurzem gefällte BAG-Urteil hat das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Jahr 2019 bekräftigt. Somit steht fest, dass die Erfassung der Arbeits- und Pausenzeiten unmittelbar, sofort und nachvollziehbar erfolgen muss. Unser Tipp: Nehmen Sie die Pflicht zur Zeiterfassung ernst. Wenn in Ihrem Betrieb bzw. Unternehmen bisher keine Zeiterfassung eingeführt wurde: Bei Nichtbeachtung des EuGH-Urteils droht die Überwachung des betrieblichen Arbeitsschutzes durch die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde.

Wird dabei festgestellt, dass vorgeschriebene Ruhe- und Pausenzeiten nicht eingehalten oder die Höchstzahl der wöchentlich zugelassenen Arbeitsstunden überschritten werden, drohen in diesem Fall hohe Bußgelder bis hin zu Freiheitsstrafen. Da Verstöße (oft reicht der Verdacht für eine Meldung bei der zuständigen Behörde bereits aus) immer auch anonym gemeldet werden können, sollten Sie für die Arbeitszeiterfassung auf eine professionelle und vor allem rechtlich sichere Lösung setzen. Denn im Zweifelsfall muss der Arbeitgeber nachweisen, dass die gesetzlichen Vorgaben eingehalten wurden. 

In unserem Datafox 360° Portal finden Sie über 750 Zertifizierte Software-Partner, die gemeinsam mit Hardware von Datafox eine einfache, bezahlbare und professionelle Lösung für Sie finden.

Zum Datafox 360° Portal

FEHLER 2: AUF EINE REINE SMARTPHONE/BROWSER-LÖSUNG ZUR ZEITERFASSUNG SETZEN

Einfach verlockend – die Arbeitszeiten schnell und smart über das Handy oder den PC zu erfassen. Die Angebotspalette an Apps ist prall gefüllt und eine kostengünstige, schnelle Lösung scheint schnell gefunden zu sein. Doch für die wenigsten Firmen ergibt diese Form der Arbeitszeiterfassung wirklich Sinn. Wir erklären Ihnen, warum das so ist, worauf Sie achten müssen und welche Vorteile für die Arbeitszeiterfassung am Terminal sprechen.

Auf das „Wo“ und „Wie“ kommt es an

Die beiden Fragen „wo“ und „wie“ Ihre Mitarbeitenden die Arbeitszeiten erfassen, sind essenziell und sowohl die Antworten als auch die Lösungen so individuell wie jede Firma selbst. Daher sollten Sie sich zuerst fragen, ob jeder Mitarbeiter Zugang zu einem PC hat. Was in Bürogebäuden selbstverständlich ist, liegt in Fertigungsbetrieben, im Krankenhaus oder dem nächsten Friseursalon weit ab von der Realität.

Und Achtung: Die Arbeitszeit beginnt bereits mit dem Betreten des Firmengeländes! In der Praxis ist die Buchung am PC direkt zu Beginn und am Ende der Arbeitszeit daher schlecht umsetzbar. Und ob eine reine App- bzw. Browser-Lösung wirklich praktikabel ist und zu Ihrem Unternehmen passt, ist in den meisten Fällen erst im Nachhinein bzw. in der Praxis feststellbar. Häufige – aber vermeidbare – Hürden und Probleme können unter anderem sein:

  • Mitarbeiter möchten das Privathandy nicht im beruflichen Umfeld verwenden
  • Die Verwendung von Mobiltelefonen ist betriebsbedingt untersagt (Sicherheitsbereiche, etc.)  
  • Browserbasierte Lösungen sind für Mitarbeiter ohne PC-Zugang nicht nutzbar
  • Wichtige, notwendige Features fehlen oder stehen zeitweise nicht zur Verfügung (z.B. durch schlechtes Mobilfunknetz)
  • Eine komplizierte, unübersichtliche Anwendungssoftware führt im schlimmsten Fall zur Ablehnung der Lösung – Stichpunkt Fehlinvestition
  • Insbesondere Browser-Lösungen sind für Mitarbeiter die nicht Deutsch Lesen und Schreiben können oft schwer bedienbar – Usability!
  • Die Datensicherheit ist bei der Verwendung eines Mobilgeräts nicht immer gewährleistet
  • Die Buchung und Nutzung des Handys sind jederzeit möglich: dies kann zu falschen Arbeitszeiten und zur intensiveren (Privat-)Nutzung des Handys während der Arbeitszeit führen. Geofencing (Erfassung des Buchungs-Ortes per GPS) ist zustimmungspflichtig.

Vorteile von Terminals mit Apps und Browser-Lösungen kombinieren

Doch bei allen Nachteilen dieser Methoden der Arbeitszeiterfassung gibt es auch Vorteile und gute Gründe, die für eine Online-Lösung per Smartphone und/oder Browser sprechen. Beispielsweise für die Arbeit im Home-Office, für Handwerker und für Außendienstmitarbeiter. Es kann also gut möglich sein, dass bei Ihnen eine Kombination von Online- und Offline-Erfassung Sinn ergibt. Aus diesem Grund empfehlen wir die Verwendung eines Hardware Terminals für die digitale Erfassung der Arbeitszeiten – entweder als Stand-Alone-Lösung oder als perfekte Ergänzung zu (ggf. bereits vorhandenen) mobilen Apps und browserbasierten Anwendungen. Die meisten Datafox-Partner bieten genau diese Kombination an.

Besonders praktisch

Hardware von Datafox kann problemlos im Außenbereich eingesetzt werden – beispielsweise auf Baustellen, dem Festivalgelände, etc. – und ermöglicht zudem die Verwendung von bereits vorhandenen RFID-Medien (z.B. von Kaffee- und Snackautomaten, Druckersystemen, Zutrittskontrollen …).  

Kostenloser Datafox Transpondertest 

Hintergrund 3 – Datafox

Viele Vorteile Arbeitszeiterfassung am Terminal

Datafox EVO 4.6 FlexKey Zeiterfassungsterminal

Langlebigkeit im Allroundbetrieb

Optional mit integrierter Kamera
für Verifizierung buchender Personen

Selfservice vieler HR-Prozesse:
Urlaubsanträge, Anzeige des Stundenkontos & vieles mehr ...

Kombinierbar mit Zutritt
zum Firmengebäude

Einsatz im Outdoorbereich möglich

100% Datensicherheit
dank verschlüsselter Übertragung

Fehler 3: Sie achten bei der Auswahl und Einführung der Zeiterfassungsgeräte nur auf den Preis

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, welche Daten Sie bereits in Ihrem Unternehmen und auch privat detailliert erfassen? Sicher zählen dazu der Stromverbrauch und auch Ihre Telefonzeiten. Dabei bilden die Kosten für Strom und Telefonanschluss in der Regel nur einen kleinen Teil der monatlichen Ausgaben. 

Im Betrieb machen die Personalkosten häufig etwa 30 bis 50 Prozent der Gesamtkosten aus, im Dienstleitungssektor sogar bis zu 80 Prozent. 

Bei einem so wichtigen Posten sollten Sie also nicht am falschen Ende sparen. Ein guter Anbieter für Ihre Arbeitszeiterfassung unterstützt Sie im Einführungsprozess und steht bei Problemen mit Rat und Tat zur Seite. Der Einsatz von qualitativ hochwertiger Hardware sorgt dafür, dass Sie das Thema für viele Jahre nicht mehr auf Ihrem Tisch haben. Der Prozess läuft digital und völlig automatisch. Immerhin halten unsere Terminals im Dauerbetrieb rund 15 Jahre – oftmals auch länger. Verschleißteile gibt es bei den meisten Datafox Terminals nicht. Und sollte doch einmal etwas kaputt gehen, können die Geräte schnell und einfach repariert oder neue Optionen problemlos nachgerüstet werden. Mit Sitz in der Thüringer Rhön – in der goldenen Mitte Deutschlands – können Sie sich bei Datafox stets auf einen schnellen und zuverlässigen Service verlassen.
 

Wie führe ich ein Zeiterfassungssystem schnell & effektiv ein?

1. Schritt

Sie haben keine elektronische Zeiterfassung oder verwenden immer noch Zettel oder Excel-Tabellen zur Erfassung der Arbeitszeiten? Dann melden Sie sich bei uns - entweder per E-Mail oder telefonisch:

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2. Schritt

Sie erhalten von uns alle relevanten Informationen zur Einführung Ihres Zeiterfassungssystems – unverbindlich und kostenfrei in einem Beratungsgespräch. 

3. Schritt

Nachdem Sie sich für eine Lösung entschieden haben, erfolgt im Anschluss entweder die Testphase oder die direkte Einführung Ihres neuen Zeiterfassungssystems innerhalb weniger Tage – passgenau auf Ihren Anforderungen abgestimmt und selbstverständlich EuGH-konform.

Ob 2, 20 oder 20000-Mann-Betrieb: Wir haben die optimale Zeiterfassungslösung für jedermann!

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