Kennen Sie das Gefühl, im hektischen Arbeitsalltag ständig nach Informationen zu suchen oder administrative Aufgaben zu erledigen? Viele bestehende Prozesse sind unbefriedigend für alle Beteiligten: Die Personalabteilung wird durch Mitarbeiteranfragen belastet – die Mitarbeitenden wünschen sich mehr Transparenz und keine langen Wartezeiten für ihre Anliegen. Employee Self Service (ESS) ist eine Win-win-Situation und daher ein Muss für moderne Unternehmen.
Employee Self Service bedeutet, dass die Mitarbeiter selbst aktiv werden. Von der Urlaubsplanung über die Zeiterfassung bis hin zur Aktualisierung persönlicher Informationen werden diese Angelegenheiten selbst digital bearbeitet. Workflows definieren, wer diese Bearbeitungen einsehen und genehmigen kann. Kein lästiges Warten auf Informationen, keine umständlichen Anfragen an die Personalabteilung – stattdessen haben alle Beteiligten jederzeit direkten Zugriff auf relevante Daten und Services.
Lösungen für Employee Self Service sind in erster Linie webbasierte Anwendungen, die von Software-Herstellern und deren Händlern im Bereich HR-Management angeboten werden. In Deutschland und Europa gibt es zahlreiche Anbieter für unterschiedliche Unternehmensgrößen und Branchen.
In Unternehmen, in denen Mitarbeiter am PC arbeiten oder Smartphones im Einsatz sind, lässt sich ESS also problemlos einführen. Für Abteilungen abseits vom Schreibtisch müssen allgemein zugängliche PCs oder Self Service Terminals aufgestellt werden. Unser Tipp: Herkömmliche Tablets und Computer sind nicht für den Dauerbetrieb ausgelegt. Investieren Sie lieber in einen robusten Industrie-PC.
Unsere IPCs (Industrial Personal Computers) und Webterminals sind die perfekte Plattform für Employee Self Service. Das Betriebssystem – wahlweise Android, Windows oder Linux – ermöglicht alle Funktionen eines Standard-PCs, während die robuste Hardware eine zuverlässige Nutzung gewährleistet. Sie haben hier die Wahl zwischen Geräten mit unterschiedlichen Displaygrößen für den Einsatz im Innen- und Außenbereich.
Mehr Eigenständigkeit bedeutet natürlich auch mehr Verantwortung. Insbesondere bei der Umstrukturierung von Prozessen – wie der Einführung eines ESS –, aber auch im Alltag gehen administrative Aufgaben hin und wieder unter. Eine gute Software bietet daher Benachrichtigungsfunktionen, die automatisiert Erinnerungen schicken, z.B.:
Wichtig ist auch, dass ohne großen Aufwand definiert werden kann, wer welche Rechte hat. Zudem ist die Usability, wie in jeder Software, extrem wichtig. Am Ende sollen die Anwender sofort den Überblick haben und ihre Aufgaben schnell und einfach erledigen können. In der Regel erhalten Sie immer die Möglichkeit, in eine Testversion vorab zu schauen und können prüfen, ob die Employee Self Service Software Ihren Anforderungen entspricht.
