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Ein Anwenderbericht der Bäckerei Bürenkemper Strukturierte (Personal-)Planung

Anwenderbericht | Projekt des Datafox Partners: OK Software&Beratung GmbH

Die Bäckerei Bürenkemper setzt zur Personalplanung BBN PEPZeit aus dem Hause OK Software ein. Die Planung ist seitdem deutlich einfacher und effizienter. Auch wenn die Bäckerei Bürenkemper nur die Mitarbeiter in Produktion und Versand planen muss, so war es 2015 dennoch an der Zeit, die alten Excel-Tabellen hinter sich zu lassen und zu einer modernen und an aktuelle Anforderungen einer Bäckerei angepassten Softwarelösung zu wechseln. „Der Zeitaufwand, den die Planung in den Tabellen beanspruchte war einfach zu hoch und wir stießen an die Grenzen der Leistungsfähigkeit“, so Betriebsleiter Thomas Hanneforth. „Nun haben wir einen viel besseren Überblick und können flexibler und spontaner Änderungen vornehmen, so dies nötig ist“, ergänzt er. Geschäftsführer Bernhard Bürenkemper Junior fügt hinzu: „Wir setzen Technik da ein, wo es sinnvoll ist und um Dinge zu vereinfachen. Das war in der Personaleinsatzplanung definitiv der Fall. PEPZeit löste bei uns Probleme, für die wir Lösungen brauchten.“

Franchise-Filialen

Um die Einsatzplanung in den Filialen muss sich bei Bürenkemper niemand kümmern, da das Unternehmen alle 46 Verkaufsstellen in Franchise betreibt. Dies begann 2002 mit der ersten Filiale, die ein Partner führte. „Wir bieten unseren Franchisenehmern ein interessantes Paket zum Einstieg“, erläutert Bernhard Bürenkemper. Die Bäckerei richtet die Ladengschäfte einheitlich ein. Der Franchisenehmer muss lediglich seinen persönlichen Einsatz mitbringen. Ein Startkapital ist hier, im Gegensatz zu vielen anderen Franchisesystemen nicht notwendig.

Selbstverständlich werden in allen Filialen die Produkte der hauseigenen Produktion verkauft. Auch die Werbung wird zentral organisiert und an die Verkaufsstellen verteilt. „Durch die persönliche Verantwortung der Franchisenehmer fördern wir den direkten Kontakt zu unseren Kunden.“, so Bürenkemper. „Wir denken, dass dies einen konstant freundlichen Service sichert.“ Das gute Konzept lockte Franchisenehmer mit unterschiedlichsten Geschichten. So gibt es solche mit einer Vergangenheit in der Backbranche und komplette Quereinsteiger, darunter auch einen Juristen. Es gibt Ehepaare, die gemeinsam eine Verkaufsstelle haben bis hin zum größten Franchisenehmer, der acht Filialen führt. „Wo jemand her kommt spielt bei uns keine Rolle. Unsere Partner müssen den Willen haben eine oder mehrere Verkaufsstellen erfolgreich zu führen und diesen Willen auch an ihre Mitarbeiter weitergeben können. Dann haben alle - wir, der Franchisenehmer, seine Angestellten und unsere Kunden - etwas davon.“ Bei der Auswahl der Partner verlässt man sich bei Bürenkemper auf Menschenkenntnis und die bisher gesammelten Erfahrungen. In den Gesprächen und Treffen vor der Vertragsunterzeichnung verschafft man sich einen Überblick über den potentiellen Partner, wodurch sichergestellt werden soll, dass der Kunde ein persönlicheres Verkaufserlebnis hat, als es ein eigenes Filialnetz ermöglicht.

Jubiläum

Dieses Jahr ist Thomas Hanneforth seit 25 Jahren im Unternehmen tätig. So erlebte er auch das Jahr 2002 bei Bürenkemper, in dem das Unternehmen zum einen die allererste Filiale an einen Franchisenehmer übergeben hatte, zum anderen wurde das Bielefelder Traditionsunternehmen Café-Konditorei Kriemelmann mit seinen sieben Filialen in die Bäckerei Bürenkemper integriert. Da sich die Sortimente der Unternehmen gut ergänzen, kann man nun den Kunden sowohl hochwertige Backwaren wie auch edle Konditoreiprodukte anbieten. Durch das Outsourcing der Filialen ist bei Bürenkemper nur ein kleiner Stab in der Verwaltung nötig. Neben Bürenkemper Senior und Junior, sind hier Hanneforth und eine Teilzeitkraft tätig. „Hierdurch ist zwar das individuelle Aufgabenspektrum größer als in anderen Unternehmen, aber so wird es durch die immer wechselnden Aufgaben nicht langweilig. Zudem habe ich Spaß an meinem Job“, so der Betriebsleiter. Auch für die Einführung von PEPZeit war er verantwortlich. Die Entscheidung für die Software fiel, da die Bäckereisoftware BBN schon bei Bürenkemper im Einsatz war und man sehr gute Erfahrungen mit OK Software und dem Support dort hatte. Weiterhin ließ sich PEPZeit an den Betrieb und die individuellen Anforderungen anpassen.

„Installation und Einarbeitung waren einfach und professionell“, so Hanneforth. „Die Installation der Software wurde unkompliziert mittels Fernwartung durchgeführt, ebenso die Einrichtung der verschiedenen Arbeitsplätze. So kann die Zeit bei einer Schulung vor Ort optimal genutzt werden“, so OK Geschäftsführer Michael Ott.

Der Datenstamm wurde von OK aus den vorher genutzten Tabellen importiert, die dann noch notwendige Nachpflege übernahm Hanneforth selbst. Auch die Planmodelle, mit denen die Einsatzplanung ein Grundgerüst bekommt, wurden in einer Telefonsession mit dem Support eingerichtet. Insgesamt wurden fünf Grundmodelle, darunter ein Standard-Wochenplan, sowie jeweils einer für Silvester und Weihnachten erstellt. In der Regel plant Hanneforth 14 Tage im Voraus, je nach Situation muss dies aber auch wochenweise vonstattengehen. „Mehr als zwei Wochen zu planen ist nicht sinnvoll“, so der Betriebsleiter. „Umstrukturierungen aufgrund von Krankheiten oder anderen spontanen notwendigen Änderungen schmeißen den Plan dann komplett über den Haufen.“ Die Planung für die vier vorhandenen Einsatzbereiche Produktion, Versand, Reinigung und Büro geht dank der gepflegten Stammdaten, wie Qualifikation, Arbeitszeiten und anderem schnell von der Hand. Durch die erwähnten Qualifikationen kann genau festgelegt werden, welcher Mitarbeiter an welchem Arbeitsplatz eingesetzt werden kann. So wird vermieden, dass jemand mit nicht ausreichender Schulung die Brötchenanlage bedienen soll. „Um eine gewisse Flexibilität zu gewährleisten haben wir Springer, die in PEPZeit auch als solche gekennzeichnet sind. Diese können einspringen, wenn ein Mitarbeiter ausfällt und gewährleisten einen reibungslosen Ablauf in allen Bereichen“, erläutert Hanneforth.