Anwenderbericht | Projekt des Datafox Partners: Lothal Datentechnik
Wer Porsche liebt, kommt hier voll und ganz auf seine Kosten. In den Verkaufsräumen der City-Garage AG in St. Gallen reiht sich ein schnittiger Hingucker an den nächsten – alle mit klingenden Namen wie Cayman, Cayenne, Macan, Taycan oder 911. Doch während die sportlichen Luxuskarossen im Vordergrund glänzen, wurde im Hintergrund lange Zeit mit einer wenig glamourösen Herausforderung gekämpft: der Zeiterfassung. Seit Anfang 2023 ist damit Schluss. Die Einführung der digitalen Zeiterfassungslösung TimeShepherd in Kombination mit Terminals von Datafox hat nicht nur die Administration entlastet, sondern auch bei den Mitarbeitenden für mehr Transparenz, Effizienz und Zufriedenheit gesorgt.
DIE UNTERSCHÄTZTE RESSOURCE „ZEIT“
„Geld kann man reproduzieren, Zeit hingegen nicht“, bringt es Gregor Bucher, Geschäftsführer der City-Garage AG, auf den Punkt. Seit 2010 steht er an der operativen Spitze des Unternehmens, das 1957 als Familienbetrieb gegründet wurde und heute über 120 Mitarbeitende beschäftigt. Sein Credo: Prozesse müssen nicht nur laufen – sie müssen Sinn machen. Lange war das bei der Zeiterfassung nicht der Fall. Die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden wurden per Excel-Tabellen erfasst, anschließend manuell ins System übertragen – ein Prozedere, das nicht nur fehleranfällig, sondern auch enorm zeitaufwendig war. „Auch ich wollte, dass unser HR mehr Zeit hat für die wichtigen Aufgaben – wie Mitarbeiterrekrutierung und -entwicklung – und sich nicht mit administrativem Kleinkram herumschlagen muss“, erklärt Bucher rückblickend.
Bei der City-Garage gelten klare Prinzipien: Entscheidungen müssen fair, transparent und objektiv getroffen werden. So auch im Fall der Zeiterfassung – der Wechsel erfolgte nach einer überzeugenden Präsentation durch den Partner Lothal Datentechnik & Partner AG, dem Anbieter von TimeShepherd. Besonders beeindruckt zeigte sich die Geschäftsleitung vom Gesamteindruck der Lösung.
„Nur schon vom Look und Feel war uns eigentlich sofort klar, dass TimeShepherd im Vergleich zu unserem bisherigen Tool in einer anderen Liga spielt“, so Bucher.
Mit dem neuen System wurde auch eine neue Transparenz geschaffen – etwa im Hinblick auf die vielen unterschiedlichen Arbeitszeitmodelle im Unternehmen. Strukturen wurden sichtbar, Optimierungspotenziale greifbar.
HARDWARE UND SOFTWARE IM GLEICHTAKT
Die Arbeitszeiterfassung erfolgt heute über das Datafox EVO 5.0 Pure Terminal – ein modernes, flexibles Gerät mit individuell konfigurierbarem Displaylayout. Genau diese Offenheit macht Datafox zur ersten Wahl für Softwarepartner wie Lothal, die ihre eigene Benutzeroberfläche – das TimeShepherd Cockpit – nahtlos integrieren. Der Clou: Die Nutzeroberfläche bleibt auf allen Kanälen gleich, ob am Terminal, am PC oder auf dem Smartphone.
ERGEBNISSE, DIE ÜBERZEUGEN
Heute hat die HR-Abteilung deutlich mehr Freiraum für menschenbezogene Aufgaben. Die Mitarbeitenden wiederum schätzen das neue System, das nicht nur effizient, sondern auch benutzerfreundlich und transparent ist. Oder wie es Gregor Bucher auf den Punkt bringt: „Seit der Einführung von TimeShepherd habe ich mich kein einziges Mal um das Thema Zeiterfassung kümmern müssen. Es läuft einfach. Ich würde nie zum alten System zurückgehen.“
