Anwenderbericht | Projekt des Datafox Partners: blue:solution software GmbH
Als Fritz Schaal 1953 mit der Entleerung von Gruben startet und er damit beginnt die Firmengeschichte von Schaal + Müller GmbH & Co. KG zu schreiben, braucht er noch keine zentrale und vollautomatische Zeiterfassung – seine Arbeitszeit dokumentiert er damals selber, gegebenenfalls mit Zettel und Stift. Doch heute setzt der unabhängige Entsorgungsspezialist aus Ditzingen auf die Software TopKontor Zeiterfassung. „Bei einem Team mit einer Größe von 90 Mitarbeitern, die dann auch noch an drei Standorten verteilt sind, ist das unersetzlich“, erklärt Martina Müller, die sich im Unternehmen um die Lohnbuchhaltung kümmert. Deshalb hat das Unternehmen seit 2005 die Zeiterfassungssoftware aus dem Haus blue:solution software GmbH aus Rheine in seine administrative Arbeit integriert.
Zettelwirtschaft ade – bei Schaal + Müller ist die Lohnbuchhaltung detailgenau und direkt digitalisiert. „Das tolle an der Software ist, dass sie wirklich selbsterklärend ist“, betont Martina Müller. Angelehnt an die Bedieneroberfläche bekannter Microsoft- Programme ist die Anwendermaske der Zeiterfassungssoftware einfach und intuitiv bedienbar – kaufmännische Vorkenntnisse sind nicht von Nöten. „Bis 2005 haben wir alles händisch gemacht. Unsere Kollegen haben die Stundenzettel ausgefüllt und im Büro abgegeben. Auch Reisekosten und Urlaubsanträge wurden zu Papier gebracht. Da war der Lohnbuchhaltungsschreibtisch immer sehr voll“, erinnert sich Martina Müller schmunzelnd. Heute ist alles digitalisiert.
Das bringt außerdem den Vorteil, dass es keine Überschneidungen beim Urlaub gibt. Auch im Krankheitsfall hat das Büro gleich einen Überblick, woher der Ersatz kommen kann. Ist das Infocenter aktiviert, liefern vier nebeneinander angelegte Fenster einen schnellen Überblick. Farbige Säulen- oder Tortendiagramme präsentieren beispielsweise die Stunden- oder Anwesenheitsübersicht. Außerdem falle eine fehlerhafte Erfassung per Hand komplett weg, benennt sie einen weiteren Vorteil. „Die anfängliche Investition, die schon sehr überschaubar ist, lohnt sich wirklich, denn am Ende sparen wir mit dieser Software eine Menge Zeit und somit bares Geld“, betont Martina Müller.
Jeder Mitarbeiter des Entsorgungsunternehmens an den Standorten Ditzingen, Simmozheim und Schwieberdingen im Stuttgarter Raum hat einen kleinen Chip mit einer Größe von einer 2-Euro-Münze, den er bequem am Schlüsselbund tragen kann. Diesen Chip halten die Kollegen an das Zeiterfassungsterminal PZE-Master IV von Datafox, das dann Arbeitsbeginn und -ende erfasst. Diese Daten werden anschließend an die Software TopKontor Zeiterfassung im Büro am Standort Ditzingen übermittelt und überwinden so in Windeseile eine Entfernung von jeweils 20 bis 25 Kilometern. Kombiniert mit individuellen Lohndaten, wird dann eine exakte Lohnabrechnung ermittelt. Bei 90 Mitarbeitern gibt es auch viele verschiedene Vereinbarungen über die zu leistenden Arbeitszeiten. Bei einer Zettelwirtschaft oder einer excelbasierten Lohnbuchhaltung kann man da schnell den Überblick verlieren.
Die Registrierung an den Terminals dient außerdem dazu, Zutritte zum Unternehmen zu kontrollieren und verhindert somit, dass sich Unbefugte auf den drei Betriebsgeländen und in den Gebäuden bewegen. Die Türen sowie Tore sind mit entsprechenden „Lesern“ ausgestattet und in der Software ist genau festgelegt, wer Zutritt zum Unternehmen hat. Über den Chip am Schlüsselanhänger wird geprüft, ob die Person befugt ist, die jeweilige Tür zu öffnen.
