Anwenderbericht | Projekt des Datafox Partners: blue:solution software GmbH
Als Fritz Schaal 1953 mit der Entleerung von Gruben startet und er damit beginnt die Firmengeschichte von Schaal + Müller GmbH & Co. KG zu schreiben, braucht er noch keine zentrale und vollautomatische Zeiterfassung – seine Arbeitszeit dokumentiert er damals selber, gegebenenfalls mit Zettel und Stift. Doch heute setzt der unabhängige Entsorgungsspezialist aus Ditzingen auf die Software TopKontor Zeiterfassung. „Bei einem Team mit einer Größe von 90 Mitarbeitern, die dann auch noch an drei Standorten verteilt sind, ist das unersetzlich“, erklärt Martina Müller, die sich im Unternehmen um die Lohnbuchhaltung kümmert. Deshalb hat das Unternehmen seit 2005 die Zeiterfassungssoftware aus dem Haus blue:solution software GmbH aus Rheine in seine administrative Arbeit integriert.
Zettelwirtschaft ade – bei Schaal + Müller ist die Lohnbuchhaltung detailgenau und direkt digitalisiert. „Das tolle an der Software ist, dass sie wirklich selbsterklärend ist“, betont Martina Müller. Angelehnt an die Bedieneroberfläche bekannter Microsoft- Programme ist die Anwendermaske der Zeiterfassungssoftware einfach und intuitiv bedienbar – kaufmännische Vorkenntnisse sind nicht von Nöten. „Bis 2005 haben wir alles händisch gemacht. Unsere Kollegen haben die Stundenzettel ausgefüllt und im Büro abgegeben. Auch Reisekosten und Urlaubsanträge wurden zu Papier gebracht. Da war der Lohnbuchhaltungsschreibtisch immer sehr voll“, erinnert sich Martina Müller schmunzelnd. Heute ist alles digitalisiert.
Das bringt außerdem den Vorteil, dass es keine Überschneidungen beim Urlaub gibt. Auch im Krankheitsfall hat das Büro gleich einen Überblick, woher der Ersatz kommen kann. Ist das Infocenter aktiviert, liefern vier nebeneinander angelegte Fenster einen schnellen Überblick. Farbige Säulen- oder Tortendiagramme präsentieren beispielsweise die Stunden- oder Anwesenheitsübersicht. Außerdem falle eine fehlerhafte Erfassung per Hand komplett weg, benennt sie einen weiteren Vorteil. „Die anfängliche Investition, die schon sehr überschaubar ist, lohnt sich wirklich, denn am Ende sparen wir mit dieser Software eine Menge Zeit und somit bares Geld“, betont Martina Müller.