Digitale Personalzeiterfassung für die Einheitsgemeinde Stadt Tangerhütte

Anwenderbericht | Projekt des Datafox Partners: ZMI

Die Anforderungen an moderne Kommunalverwaltungen wachsen stetig – sowohl organisatorisch als auch technologisch. Auch die Einheitsgemeinde Stadt Tangerhütte stand vor der Herausforderung, ein nicht mehr zeitgemäßes Altsystem abzulösen und gleichzeitig neue Mitarbeitergruppen in eine zukunftsfähige digitale Personalzeiterfassung zu integrieren.

Gemeinsam mit der Firma ZMI wurde ein ganzheitliches Konzept entwickelt, das sowohl technische als auch organisatorische Anforderungen zuverlässig erfüllt – wirtschaftlich, flexibel und langfristig skalierbar.

Ausgangssituation: Ein Systemwechsel mit Weitblick

Das bisherige Zeiterfassungssystem entsprach nicht mehr den aktuellen Anforderungen einer modernen Kommunalverwaltung. Parallel zur Ablösung sollte die digitale Erfassung deutlich ausgeweitet werden.

Ziel war es, alle relevanten Mitarbeitergruppen in einer einheitlichen Lösung abzubilden – insgesamt rund 130 Beschäftigte in:

• der Verwaltung
• zwei Schwimmbädern
• drei Bauhöfen
• zehn Kindertagesstätten
• dem Reinigungspersonal
• sowie dem Schulsekretariat

Besonders komplex: Die unterschiedlichen Arbeitszeitmodelle. Neben klassischen Verwaltungszeiten mussten auch Bereitschaftsdienste und Schichtpläne zuverlässig und transparent dargestellt werden.

Klare Anforderungen – strukturierte Umsetzung

Im Fokus des Projektes standen folgende Kernanforderungen:

• Einführung einer digitalen Personalzeiterfassung für sämtliche Standorte
• Abbildung von Bereitschaftsdiensten und Schichtmodellen
• Anbindung an das Abrechnungsprogramm VOCUS Lohn
• Automatisierter Abruf elektronischer Arbeitsunfähigkeitsmeldungen (eAU) bei der ITSG

Gerade die Integration in bestehende Abrechnungsprozesse sowie die digitale Einbindung der eAU waren entscheidende Faktoren für die Effizienzsteigerung in der Personalverwaltung.