Zeitwirtschaft bei der Kreispolizeibehörde Mettmann
Kreispolizeibehörde Mettmann
Die Kreispolizeibehörde Mettmann ist für alle polizeilichen Aufgaben des gesamten Landkreises mit ca. 500.000 Einwohnern zuständig. Die Verwaltung und Logistik erfolgt dabei zentral in der Hauptstelle Mettmann. Daran angeschlossen sind lokale Dienststellen in Ratingen, Heiligenhaus, Velbert, Wülfrath, Erkrath, Haan, Hilden, Langenfeld und Mohnheim.
Die Herausforderung
Die Aufgaben im öffentlichen Dienst sind heute umfangreicher denn je; die Anforderungen wachsen ständig. Dadurch stehen die Polizeibehörden in einem besonderen Spannungsfeld: Auf der einen Seite sollen zunehmend mehr Aufgaben übernommen, anderseits Kosten gesenkt werden. Oder anders gesagt: Es soll mehr Leistung mit möglichst wenig Mitarbeitern erbracht werden. Keine leichte Aufgabe – gleichzeitig jedoch eine besondere Herausforderung, welche ohne eine leistungsfähige Arbeitsorganisation nicht mehr zu bewältigen ist! Das wichtigste Gut in diesem Prozess ist zweifelsohne die zur Verfügung stehende Arbeitskraft der Mitarbeiter. Allein deren effiziente Erfassung und Verwaltung bietet ein enormes Einspar- und Optimierungspotential. Bei der Kreispolizeibehörde Mettmann wurde dem mit der Einführung einer modernen Zeitwirtschaftslösung Rechnung getragen. Nachdem bereits andere Möglichkeiten zur Zeiterfassung genutzt wurden, vertraut man nun auf Qualität und Erfahrung aus dem Hause AIDA ORGA.
DIE LÖSUNG
Personalzeiterfassung
Erfasst werden ca. 350 Mitarbeiter. Jeder Mitarbeiter verfügt über einen i-Button-Kontaktausweis (Schlüsselanhänger) mit dem auch die Zutrittsberechtigung/-kontrolle bedient wird. Mit diesen kann an insgesamt acht Terminals (Datafox PZE-Master IV) gebucht werden, welche im Zentralgebäude und in fünf Außenliegenschaften / Dienststellen (Langenfeld, Hilden, Erkrath, Ratingen, Velbert) an jeweils organisatorisch günstigen Punkten montiert und über das Hausnetzwerk direkt angeschlossen sind.
Um eine durchgehende und einfache Erfassung zu gewährleisten, buchen die Mitarbeiter der kleineren Organisationseinheiten / Dienststellen, die über kein Terminal verfügen (Wülfrath, Mohnheim, Heiligenhaus), ihre Zeiten direkt per Web-Browser (s. Virtuelles Personalbüro). Alle erfassten Zeiten werden vollautomatisch nach den in AIDA hinterlegten Vorgaben der Kreispolizeibehörde berechnet (Gleitzeitkonten, Jahreskonten, Mehrdienstkonten etc.) und können über zahlreiche, individuell anpassbare Listen ausgewertet werden.
Die Planung und Verrechnung von Urlaub und Fehlzeiten wird komplett über AIDA abgewickelt. Die Bedienung (Eintragen der Fehlgründe) erfolgt entweder ganz einfach per Drag & Drop in einer grafischen Kalenderübersicht oder durch vollautomatische Verarbeitung genehmigter Fehlgründe aus dem Virtuellen Personalbüro.
“Virtuelles Personalbüro“
Um die Arbeitsabläufe zu optimieren und Zeit / Arbeit sowohl für das Personalbüro als auch für die Mitarbeiter zu sparen, werden Auskünfte und Anträge weitestgehend über das webbasierte „Virtuelle Personalbüro“ (VP) abgewickelt. Es besteht aus den Modulen Selbst-/ Abteilungsauskunft, Workflow sowie kleineren Zusatzmodulen. Nach kurzer Anmeldung per Passwort über den Web-Browser stehen den Mitarbeitern verschiedene Funktionen zur Verfügung. Was jeder Einzelne im VP nutzen bzw. sehen darf, wird zentral durch die Einstellungen im AIDA Programm festgelegt.
- Mitarbeiterauskunft: Ohne zeitaufwendige Rückfragen, doppelte Eingaben oder Bearbeitungen können die Mitarbeiter hier ihre persönlichen Konten (Urlaub, Flexzeit etc.), Kalender u.v.m. sehen.
- Vorgesetztenauskunft: Für die Vorgesetzten dient das VP gleichzeitig als Auskunft über Buchungen und Konten der ihnen unterstellten Mitarbeiter, sowie aller benötigten Auswertungen, die sonst auf dem herkömmlichen Wege von der Personalabteilung angefragt werden müssten (wie z.B. Urlaubsstände, Überstundenentwicklung, Flexzeitstände von Abteilungen etc.).
- Anträge für Urlaub, Dienstreisen etc. werden im VP sowohl durch die Mitarbeiter direkt gestellt, als auch von den Vorgesetzten dort bearbeitet. Genehmigte Anträge werden vollautomatisch in das AIDA Zeitwirtschaftsprogramm übernommen. Antragsteller und Vorgesetzte werden automatisch per E-Mail vom Programm benachrichtigt. Dies schafft - vor allem vor dem Hintergrund der Mitarbeiteranzahl - enorme Erleichterung, Transparenz und Einsparungen gegenüber einer herkömmlichen Abwicklung (z.B. mit Papierformularen).
- Buchungen (Kommen, Gehen, Pause etc.) werden in drei kleineren Organisationseinheiten / Dienststellen ebenfalls über das VP per Mausklick vorgenommen.
Warum AIDA ?
Bei der Entscheidung für AIDA spielten zahlreiche Faktoren eine Rolle:
Effizienzsteigerung: Maßgebliches Kriterium war, dass nach dem Einpflegen der Grunddaten die Administration nun mit minimalem Aufwand durchführbar ist und auf ein GLAZ-Büro verzichtet werden kann. Vor allem die flexiblen und umfangreichen Berechnungsmöglichkeiten der Mitarbeiterzeiten nehmen dem Personalbüro viel händische Arbeit ab und ermöglichen eine automatische Umsetzung der Abrechnungsanforderungen. Zusätzlich sind die Funktionen des „Virtuellen Personalbüros“ nicht nur eine erhebliche Erleichterung für die Personalsachbearbeiter, sondern für jeden einzelnen Mitarbeiter.
Durchgängigkeit: Durch die verschiedenen Buchungsmöglichkeiten (per Ausweis an Terminals, über Web-Browser etc.) werden alle Mitarbeiter kostengünstig erfasst. Selbst Bereiche / Wachen mit geringer Mitarbeiterzahl können so an der Zeiterfassung teilnehmen.
Flexibilität / Werterhalt: Das Ausweis-Leseverfahren (i-Button) der vor Systemeinführung bereits eingesetzten Zutrittskontrollanlage eines Drittanbieters wurde von AIDA angepasst, damit die Mitarbeiter nicht zwei verschiedene Ausweise mit sich führen müssen und das neue AIDA-Zeitwirtschaftssystem mit den bereits vorhandenen i-Button-Ausweisen bedient werden kann. AIDA war der einzige Anbieter, der durch seine Produktvielfalt auch diese Anforderung lösen konnte.
Preis-/Leistungsverhältnis: Da AIDA modular aufgebaut ist, mussten nur die Module (Funktionen) gekauft werden, die wirklich bei der Kreispolizeibehörde Mettmann benötigt werden.
Zukunftssicherheit: Die breite AIDA-Produktpalette gewährleistet eine einfache Anpassung des Systems an zukünftige Veränderungen, so dass dieses mit den Anforderungen wächst. Viele Funktionen / Module (wie z.B. die Personaleinsatzplanung) sind voll integriert und können so, je nach Bedarf, einfach ergänzt werden.
Kompetente Beratung: In jeder Phase (vor, während und nach der Systemeinführung) stehen qualifizierte Spezialisten für die verschiedenen AIDA-Teilbereiche beratend zur Verfügung.
