Zeitwirtschaft - Baubetriebshof Stadt Olsberg
Die Stadt Olsberg liegt im Hochsauerland und beheimatet ca. 17.000 Einwohner in 12 Ortsteilen. Der Baubetriebshof ist unweit der Stadt in einem Industriegebiet angesiedelt. Seit 2 ½ Jahren leitet Bernd Pape den Baubetriebshof und ist für 20 Mitarbeiter verantwortlich. Sein Jahresbudget liegt bei über 1 Millionen Euro. Der Baubetriebshof ist ein wesentlicher Dienstleistungszweig des Kommunalbetriebes der Stadt Olsberg (kommunaler Eigenbetrieb). Er kontrolliert, pflegt und unterhält Straßen, Wege und Plätze, Grünflächen, Flussläufe, Bäume, Kinderspielplätze und Gedenkstätten. Er befasst sich mit der Verkehrsbeschilderungen und sonstigen verkehrslenkenden Einrichtungen. Für die Gebäudeunterhaltung stehen ein Maurer und zwei Maler zur Verfügung.
Der Winterdienst in der Kernstadt wird komplett durch den Baubetriebshof durchgeführt. In den Ortschaften werden die Bushaltestellen, Übergänge und Gehwege vor den städtischen Grundstücken durch die Mitarbeiter gereinigt und gestreut. Für die Straßen der Ortschaften werden ansonsten Fremdunternehmer eingesetzt, denen auch die Winterdienstgeräte (Schneeschild und Streuer) durch den Baubetriebshof zur Verfügung gestellt werden. Die Fahrzeuge und Geräte werden soweit möglich in der eigenen Werkstatt unterhalten und instand gesetzt.
Bisher erfassten die Mitarbeiter des Baubetriebshofs ihre Arbeitszeiten und Tätigkeiten jeden Tag handschriftlich auf Vordrucken. Zusätzlich trugen sie die Zeiten pro Auftrag, den Ort der erbrachten Leistung, die Zeiten für die eingesetzten Maschinen, die Art der Maschine und das eingesetzte Material ein. Zuschläge wurden aufgeschrieben und manuell ausgerechnet. Die ausgefüllten Vordrucke erhielt der Baubetriebshofleiter, der alle Daten in den PC eingab, prüfte, nachrechnete und entsprechende Rechnungen schrieb. Die Rechnungen wurden dann den jeweiligen Produktverantwortlichen in der Stadtverwaltung zur Prüfung gegeben und dort in der NKF-Software erfasst.
Diese händische und zum Teil doppelte Erfassung von Daten war mit einem hohen zeitlichen Aufwand verbunden. Gleichzeitig erfolgte sie oft nicht zeitnah, da das zuvor eingesetzte System noch einige Fehler aufwies. Bei allen Mitarbeitern war die Motivation sehr hoch, diese Situation zu verändern. Hinzu kam der Druck durch den Gesetzgeber, mit der Einführung des neuen Haushalts- und Rechnungswesens NKF Kosten und Leistungen präzise und zeitnah zu erfassen. Das Ziel für den Baubetriebshof war, eine Senkung des Verwaltungsaufwands für alle Beschäftigten zu erreichen, damit genügend Ressourcen für die operative Steuerung und die Abwicklung des Tagesgeschäftes zur Verfügung stehen. Doppeleingaben am PC sollten vermieden, Mitarbeiter entlastet und die Fehlerquote gesenkt werden. Gleichzeitig sollten alle Anforderungen gemäß NKF erfüllt werden: Eine Kosten- und Leistungserfassung gemäß NKF sollte durch eine genaue Zuordnung aller Kosten auf die Aufträge erreicht werden. Die Lösung brachte im Frühjahr 2007 die Einführung des AIDA Systems:
Die moderne, zukunftsfähige und modular aufgebaute Software für Personalzeiterfassung, Auftragszeiterfassung, zeitnaher Auftragsverfolgung und Nachkalkulation sowie Fakturierung.
Einführung des neuen Zeitwirtschaftssystems
Und so ging man vor: Im zentralen Besprechungsraum wurde ein stationäres Datafox-Terminal mit Barcodescanner installiert. Gleichzeitig wurden mehrere mobile Datenerfassungsgeräte (Timeboy) mit berührungslosem Leser und Laserscanner eingeführt. Jeder Mitarbeiter erhielt berührungslose Codeträger (Schlüsselanhänger). Die Mitarbeiter melden sich nun morgens und abends an dem stationären Terminal an bzw. ab. Nach der morgendlichen Aufgabenverteilung erhält jede Arbeitskolonne ein mobiles Datenerfassungsgerät (Timeboy), welches sie mit auf ihre Tour nimmt. Im Fahrzeug befindet sich eine Mappe mit einer Auflistung aller Leistungen und den dazugehörigen Barcodes. Die Mitarbeiter melden sich im Timeboy an.
Zu Beginn eines Auftrages werden die Art der Leistung und die Kostenstelle mittels Barcode erfasst. Die für den Auftrag verwendeten Maschinen und Geräte werden ebenfalls mit eingescannt. Bei neuer Auftragsbuchung auf den Timeboy wird dem vorhergehenden Auftrag automatisch eine Endzeit gesetzt. Nach der Rückkehr auf den Baubetriebshof wird das mobile Datenerfassungsgerät in eine DockingStation gelegt und wenige Augenblicke später sind alle Daten wie z. B. Personen, Auftrags-, Maschinen-, Ort-, Werkzeug- und Materialdaten im AIDA System. Die auf den mobilen Datenerfassungsgeräten erfassten Zeiten müssen nicht mehr händisch nachgetragen werden. Alle Zeitzuschläge gemäß TVöD werden automatisch durch AIDA zugeordnet und berechnet. Nur die Erschwernis- und Vorarbeiterzuschläge werden noch manuell nachgebucht.
Bestens vernetzt ...
Der Baubetriebshof ist mit der Verwaltung der Stadt Olsberg vernetzt. Um auf der Übertragungsstrecke Bandbreite zu sparen, wird die Verbindung über einen Terminal-Dienste-Client hergestellt. Über eine Schnittstelle zur NKFSoftware der Mach AG, die von der Stadtverwaltung eingesetzt wird, können die entsprechenden Daten für das kommunale Finanz und Rechnungswesen übergeben werden. Gleichzeitig gibt es eine Schnittstelle zur Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware LOGA. Durch die Einführung von AIDA konnten der Baubetriebshofleiter und seine Mitarbeiter von manuellen, aufwändigen Aufschreibearbeiten befreit werden. Zunächst fiel den Mitarbeitern die Umstellung auf das Buchen mit den Timeboys recht schwer, jedoch war dies nach kurzer Zeit aufgrund der einfachen Handhabung der Geräte kein Problem mehr. Die Bedienung der mobilen Datenerfassungsgeräte wird schon als deutliche Erleichterung von jedem einzelnen Mitarbeiter empfunden. Alle Mitarbeiter des Baubetriebshofs begrüßen im Rückblick, dass die händische Aufschreibung entfällt. Ein weiterer Vorteil für die Mitarbeiter ist, dass sie an dem stationären Datafox-Zeiterfassungsterminal im Besprechungsraum jederzeit Angaben über den aktuellen Stand ihrer Zeitkonten mit den Angaben zur Gleitzeit sowie ihrer Urlaubsübersicht und andere persönliche Zeitdaten abrufen können. Auch wird den Mitarbeitern am Monatsanfang ein Monatsjournal je Mitarbeiter ausgedruckt, woraus alle erfassten Zeiten und Zuschläge ersichtlich sind.
Durch die automatische und präzise Verknüpfung der Zeitdaten mit den entsprechenden Zuschlägen im AIDA System fällt sowohl die manuelle Berechnung der Zuschläge durch jeden einzelnen Mitarbeiter als auch die Zuschlagsberechtigungsüberprüfung durch den Vorgesetzten weg. Es erfolgt eine zeitnahe Buchung aller Aufträge mit den Mitarbeiterdaten. Aus den zu einem Auftrag erfassten Daten werden automatisch Rechnungen aus dem AIDA System generiert, erstellt und nach bestimmten Vorgaben sortiert. Eine interne Leistungsverrechnung ist somit ohne großen Aufwand möglich. In AIDA stehen tagesgenau aktuelle Begleit- und Nachkalkulationen aller Aufträge, vollständige Arbeitsnachweise für die Mitarbeiter und aussagefähige Kennzahlen zur Verfügung – bei deutlich weniger Verwaltungsaufwand als vorher. Hinzu kommen diverse Analyseinstrumente und Auswertungen, die dem Baubetriebshofleiter eine gute Übersicht über die Wirtschaftlichkeit und die Budgets des Baubetriebshofs ermöglichen. Eine erfolgreiche Kosten-Nutzen-Analyse entsprechend den Vorgaben von NKF ist möglich. Der Baubetriebshof verfügt nun mit den AIDA Hard- und Softwarekomponenten über eine Paketlösung, mit der er als eigenständiger Wirtschaftsbetrieb effizient arbeiten kann.
