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Zeiterfassung und Zutrittskontrolle gehen Hand in Hand

16.03.2020

Die TEXA Deutschland GmbH (nachfolgend Fa. TEXA) in Langenbrettach steuert zukünftig sowohl Personalmanagement als auch Zutrittskontrolle zentral über die ganzheitliche Softwarelösung von ACCENON.

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Hoher Verwaltungsaufwand, zeitfressende Personalprozesse, regelmäßige Update- und Supportkosten. Leider ist dieser Zustand in vielen Unternehmen immer noch gang und gäbe. So war es auch bei der Fa. TEXA am Standort Langenbrettach. Trotz einer bereits eingesetzten Zeiterfassungssoftware ließ die Produktivität im Personalmanagement zu wünschen übrig. Das sollte sich schleunigst ändern.

Datafox EVO 4.3 Multifunktionsterminal

Das Projektziel war die Einführung einer neuen Softwarelösung, die neben der Zeiterfassung ebenfalls bestehende Personalprozesse wie Abwesenheitsplanung und Auswertungen digitalisiert. Zudem sollte die mechanische Schließanlage gegen ein Zutrittskontrollsystem ersetzt werden. Die Wahl fiel auf die Softwarelösung der ACCENON, die alle Anforderungen zentral über eine Software abdeckt.

Wir werfen einen kleinen Blick hinter die Fassade und nehmen die Personalprozesse der Fa. TEXA unter die Lupe. Einige externe Mitarbeiter haben ihre Zeiten bis dato nachträglich an das Personal übermittelt. Diese mussten anschließend manuell in die Software eingetragen werden. Dieser Ablauf stellte sich als sehr zeitaufwändig und fehleranfällig heraus. Bei den Gesprächen wurde schnell klar, dass die mobile Zeiterfassung via Webterminal der optimale Lösungsansatz ist.

Weiterhin war das Reporting ein wichtiger Baustein im Projekt. Vor allem für die Produktionsplanung. Bisher war es softwareseitig nicht möglich, die für einzelne Aufträge investierte Produktionszeit der Mitarbeiter zu ermitteln. Um hier zukünftig produktiver und kosteneffizienter zu arbeiten, hat sich die Fa. TEXA für den Kostenstellen- und Projektwechsel entschieden. Durch eigene Benutzerkonten im Webportal kann jeder Mitarbeiter seine Zeit auf eine beliebige Kostenstelle oder ein Projekt buchen. Anschließend können individuelle und umfangreiche Auswertungen erstellt werden.

Bei der bisherigen Abwesenheitsplanung ist aufgefallen, dass sehr viele Personen in den Prozess involviert waren. Typischer Anwendungsfall ist der Urlaubsantrag. Dieser wurde in Papierform an den Vorgesetzten weitergereicht. Nach der Unterschrift durch den Vorgesetzten ist der Antrag schließlich im Personalbüro gelandet. Zu guter Letzt erfolgte der manuelle Eintrag in die Software. Bei der Vorstellung des Antragswesens wurde dieser Workflow digital abgebildet. Die Fa. TEXA erkannte direkt, dass der Prozess schneller und einfacher als bisher abläuft. Hochgerechnet auf alle Anwender ergibt sich eine enorme Zeitersparnis.

Zutrittsfreigabe an einem elektronischen Türbeschlag von Datafox

Die Zutrittskontrolle hat für die Fa. TEXA einen großen Stellenwert. Schlüssel gehen leicht verloren und stellen ein Sicherheitsrisiko dar. Sowohl im Innenbereich als auch im Außenbereich wurden insgesamt fünf Türen ausgemacht, die es abzusichern galt. Vier davon in Form der elektronischen Türdrücker CX2172 und CX2174 des Hardwarepartners Datafox. Da diese Geräte per Funk kommunizieren, ist keine Verkabelung notwendig. Zugleich ist ein RFID-Leser für die Prüfung der Zutrittsberechtigung integriert. Letzteres wird durch Zeitprofile ermöglicht, die der HR-Manager zentral in der Software von ACCENON verwaltet.

Der Haupteingang brachte eine besondere Anforderung mit sich, da hier Zeiterfassung und Zutrittskontrolle aufeinandertreffen. Gemeinsam mit der ACCENON wurde die passende Lösung gefunden. Über das Datafox Multifunktionsterminal EVO 4.3 werden die Stempelungen der Mitarbeiter aufgenommen. Da das Gerät mit dem elektronischen Türöffner verkabelt ist, wird gleichzeitig die Zutrittsberechtigung geprüft. Beide Prozesse werden mit nur einem RFID-Chip durchgeführt.

Nachdem mit der Projekteinführung gestartet werden konnte, setzte sich das Projektmanagement der ACCENON mit Herrn Greco, dem Projektleiter der Fa. TEXA, in Verbindung. Ziel des Gesprächs war es, die Termine der einzelnen Dienstleistungen abzustimmen. Von der Erstinstallation über Schulungstermine bis hin zum Produktivbetrieb und Rollout der Software von ACCENON.

Nach der Serverinstallation erfolgte die Erstschulung der Zeiterfassung vor Ort in Langenbrettach durch den Consultant der ACCENON. Schulungsinhalte waren die Stammdatenpflege und Anlage der Zeitmodelle. Erste Einstellungen konnten bereits am Live-System vorgenommen werden.

In der Zwischenzeit wurden die Netzwerkdaten ermittelt, die für die Konfiguration der Zeit- und Zutrittsterminals erforderlich sind. Weiterhin hat sich die Fa. TEXA dazu entschieden, die beiden Zeiterfassungsterminals mit einem individuellen Look zu versehen. Das selbst entworfene Layout wurde im Verbund mit der Fa. Datafox auf die Glasoberfläche aufgebracht. Dadurch strahlen die beiden Zeiterfassungsterminals nun im eigenen Firmendesign.

Nach Einrichtung und Versand der Hardware, erfolgte die kundenseitige Montage. Das Service-Team übernahm die Terminalanbindung in der ACCENON-Software per TeamViewer. Die Geräte waren nun betriebsbereit und die ersten Stempelungen wurden durchgeführt. Es folgte eine kurze Testphase, in der das Hauptaugenmerk auf den Bewegungsdaten lag. Durch die Zeit- und Zutrittsbuchungen sind erste Live-Daten im System. Im Hause der Fa. TEXA hat man sich zu einem Zweittermin getroffen, um Korrekturen der Bewegungsdaten vorzunehmen und letzte offene Fragen zu klären.

Dem Go-Live stand nichts mehr im Wege. Die Software von ACCENON ging in den Produktivbetrieb und die Einführung konnte erfolgreich abgeschlossen werden.

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