Zeit- und Fahrzeugdatenerfassung - R+S AG

. . . gehören auch Sie zu denjenigen Unternehmern, die die bisherigen Möglichkeiten der elektronischen Datenerfassung als lückenhaft empfunden haben? Haben Sie sich wegen der Schwierigkeit der Stundenerfassung und Abrechnung von Baustellen mehr als einmal die Haare raufen müssen? Möchten Sie wissen, wo sich die Firmenfahrzeuge aufhalten, welchen Weg die Fahrzeuge zur Baustelle nehmen und welche Zwischenstopps dabei eingelegt werden? Sicherlich interessiert es Sie weiterhin inwieweit die Mitarbeiter Firmenfahrzeuge einer privaten Nutzung unterziehen oder wer für den letzten Strafzettel verantwortlich ist?

Mit diesen Fragen beschäftigte sich auch die Unternehmensleitung der R+S solutions AG. Im Sommer 2002 entschied man sich ein System zu beschaffen, das auf diese Fragen Antworten geben kann.

Das Unternehmen

Die Firma R+S solutions AG ist ein mittel-ständiges Unternehmen und beschäftigt gegenwärtig rund 450 Mitarbeiter. Der Hauptsitz des Unternehmens befindet sich im osthessischen Eichenzell. Daneben existieren mehrere entfernt gelegene Firmenniederlassungen. Schwerpunkte der betrieblichen Tätigkeit bilden die Bereiche Elektro,- Industrie- und Datentechnik.

Die Ausgangslage

Bedingt dadurch, dass die eigentliche Arbeitsleistung von R+S solutions außerhalb des Hauses stattfindet, hat das Unternehmen ca. 90 Fahrzeuge im Einsatz. Die meisten Unternehmen mit Montage-/ Außendiensttätigkeiten erfassen die Arbeitszeiten, Projektzeiten und Tätigkeiten der Mitarbeiter handschriftlich über sog. „Stundenzettel“, die oft nicht vollständig und nicht immer gut leserlich sind. R+S solutions war hier zwar bereits EDV-technisch für diese Erfassungen durch ein Zeiterfassungssystem ausgerüstet, trotzdem gab es Probleme beim Auswerten dieser Daten und Rückfragen per Telefon haben einen hohen Zeit- und Bearbeitungsaufwand verursacht.

Weiterhin fehlte es an gesicherten Informationen darüber, welchen Weg die Firmenfahrzeuge zur Baustelle nehmen und ob die Mitarbeiter Ihre Projektbuchung am Einsatzort oder bereits vorher durchführen? Darüber hinaus benötigte man für die Kosten-/ Leistungsrechnung ein System, dass die Projektzeiten lückenlos und manipulationssicher erfasst, eine einfache, aber aussagekräftige  Auswertung ermöglicht und die Daten an die Auftragsbearbeitung von H&W überträgt. Schließlich soll die Zeiterfassung insgesamt vereinfacht und der Bearbeitungsaufwand bei der Stundenabrechnung deutlich reduziert werden.

Die Suche nach der Lösung ...

Die Suche nach einer geeigneten Lösung für die Zeit- und Fahrzeugdatenerfassung ergab zunächst folgendes Bild:

Elektronische Fahrtenbücher gibt es von verschiedenen Anbietern. Zeiterfassungssysteme gibt es auf dem Markt sehr reichlich. Fast alle betrachteten Lösungen haben jedoch eines gemeinsam. Sie boten lediglich Insellösungen und stellten für die Firma R+S solutions keine befriedigende Lösung dar. Gesucht wurde eine durchgängige Lösung, die sowohl Personal- und Auftragszeiten im Hause und auf der Baustelle sowie die Fahrzeugdaten in einem System verarbeiten kann. Weiterhin bestand die Notwendigkeit einer Anbindung an die vorhandenen Lohn- bzw. interne Auftragsverwaltung. Alles in allem eine sehr komplexe Anforderung.

Bei den gestellten Anforderungen blieben nur wenige Anbieter übrig. Aufgrund der passenden Systemlösung und der regionalen Nähe fiel die Entscheidung zugunsten der Datafox GmbH aus.

Die Systemeinführung

Anfang des Jahres 2003 begann man bei der R+S solutions AG mit der Systemeinführung. Nachfolgend sollen die wichtigsten Punkte dargestellt werden.

Personal- und Auftragszeiterfassung im Hause

Die Erfassung von Personal- und Auftragszeiten im Haus ist analog wie bei den meisten Zeiterfassungssystemen und soll aus diesem Grunde nicht ausführlich beschrieben werden. Die im Hause tätigen Mitarbeiter buchen ihre Anwesenheitszeit per Transponder an einem stationären Terminal Datafox AE III+. In jeder Niederlassung ist ein solchen Gerät eingerichtet. Die Erfassung der Projektzeiten erfolgt je nach Tätigkeits- und Aufgabenbereich an einem stationären Terminal bzw. über eine Eingabemaske am PC des Mitarbeiters.

Mobile Personal-, Auftragszeit- und Fahrzeugdatenerfassung für die Baustelle

Personen, die außerhalb des Hauses tätig sind, erfassen ihre Zeit- und Projektbuchungen am mobilen Datenerfassungsgerät Datafox Timeboy. Vor der Fahrt meldet sich der Fahrer am mobilen Datenerfassungsgerät mit seiner Transponderkarte an. Anschließend steckt er den Timeboy in den im Fahrzeug befindlichen Fahrzeugdaten-Logger. Über ein Relais im Fahrzeug erfolgt die Fahrzeugfreigabe. Erst jetzt kann der Fahrer das Fahrzeug starten. Während der Fahrt erfasst der Fahrzeugdatenlogger über digitale Eingänge den Zustand des Fahrzeugs sowie die zurückgelegte Entfernung. Parallel hierzu erfolgt durch einen GPS-Empfänger die Erfassung von GPS-Koordinaten. 

Bei jeder Zustandsänderung (Motor Ein/Aus und Fahrzeug Fahrt/Stopp) wird ein Datensatz erzeugt. So wird erfasst, wann das Fahrzeug die Firma verlässt, welche Route es gefahren ist und wann es die Baustelle erreicht. Darüber hinaus werden auch Fahrzeugzwischenstopps mitgeschrieben. Die Übertragung der Daten vom Datenlogger in das Erfassungsgerät erfolgt, sobald der Timeboy eingesteckt wird. 

Beim Erreichen der Baustelle melden sich die Mitarbeiter am Timeboy als anwesend auf das Projekt. Auch diese Daten werden im mobilen Erfassungsgerät gespeichert. Mit 1 MB Speicherkapazität ist der Timeboy so ausgelegt, dass sehr viele Buchungssätze aufgenommen werden können. Dadurch ist sichergestellt, dass auch Arbeitsperioden von mehreren Tagen problemlos erfasst werden können. Nach der Rückkehr von der Baustelle stecken die Mitarbeiter die Timeboys in die Auslesestationen. In jeder Niederlassung befinden sich mehrere solcher Auslesestationen. Per DSL werden die Daten in die zentrale Datenbank übertragen. Über das Modul „Cardata“ findet in Verbindung mit Map & Guide die Prüfung statt, ob die Mitarbeiteranmeldung auch an dem tatsächlich hinterlegten Projektort erfolgt ist.

Weicht der Buchungsort von dem im Zeiterfassungssystem hinterlegten Projektort um mehr als 5 km ab (die Entfernungsdifferenz ist in der Software flexibel einstellbar), erfolgt ein Eintrag in eine Fehlerliste. Der projektverantwortliche Mitarbeiter kann nun diese Abweichungen prüfen. Bei Firma R+S Solution hat man sich außerdem für die Anschaffung des Routenservers von Map & Guide entschieden. Dadurch besteht die Möglichkeit sich nicht nur den Streckenverlauf in einer Liste anzeigen zu lassen, sondern die Route grafisch in einer Karte auszugeben.

Projektergebnis

Zufrieden äußert sich Herr Horst Goldbach, R+S solutions AG, der Projektleiter für die Systemeinführung:

„Vor der Einführung der Zeit- und Fahrzeugdatenerfassung war die Erfassung und Abrechnung mit Hilfe der Monatsstunden aus der Zeiterfassung eine arbeitsintensive Angelegenheit. Außerdem fehlte der Überblick über die Fahrzeugbewegungen. Durch die Systemeinführung haben wir den Arbeitsaufwand wesentlich reduziert und mehr Transparenz in den gesamten Ablauf gebracht. Jetzt haben wir eine durchgängige Systemlösung und eine wertvolle Hilfe für die Projektkalkulation. Auch die Mitarbeiter haben in kurzer Zeit den Umgang mit dem System erlernt.“

Vorstandsmitglied Herr Markus Röhner hat bei der Entscheidung für die Investition die Aussicht Kosten zu senken geleitet: „Meine Erwartungen haben sich erfüllt. Wir konnten bereits direkt nach der Einführung eine Kostenreduzierung verzeichnen. Überstunden und Fahrtkosten wurden in einem nicht unerheblichem Umfang verringert.  Eine kurze Amortisierungszeit ist somit gewährleistet.“

 Fazit: Was ist innovativ an dieser Lösung?

Ungewöhnlich ist die Durchgängigkeit der Lösung die sowohl Personal-, Auftragszeit-, Kostenstellen- und Fahrzeugdatenerfassung beinhaltet und dabei gleichzeitig eine Kombination von stationärer und mobiler Datenerfassung ermöglicht. Dies macht das System sehr flexibel und vielfältig einsetzbar. 

Wer steckt hinter der Zeit- und Fahrzeugdatenerfassung?

Entstanden ist die beschriebene Systemlösung zur Zeit- und Fahrzeugdatenerfassung als Kooperationsprojekt der Firmen „Datafox GmbH“ und „novaCHRON Zeitsysteme.“ Die Firma novaCHRON mit Sitz in Magdeburg ist Hersteller und Anbieter eines klassisches Zeiterfassungssystems. Die „Datafox GmbH“ ist in erster Linie Entwickler und Hersteller von Systemlösungen für Daten- und Zeiterfassung. Die von Datafox entwickelte Hardware ist so ausgelegt, dass sie auch in die Zeiterfassungslösungen anderer Softwarehersteller eingebunden werden kann.