Transparente Zeitarbeit mit GPRS bei Job AG

Wie sich Dienstleistungsunternehmen innovativ positionieren

Dienstleistungsunternehmen integrieren ihre Leistungen und Services in die Wertschöpfungskette des Kundenunternehmens. Je besser dies gelingt, umso besser wird die Gesamtleistung der Wertschöpfungskette beider Partner beeinflusst. Dabei sind die Bedeutung (wichtig, weniger wichtig) und der Grad (hoch oder niedrig) der integrierten Dienstleistung entscheidende Maße. Die Zusammenarbeit fordert und fördert Gemeinsamkeiten, Kommunikation und Transparenz. Transparenz und reduzierte Administrationskosten verbessern zusätzlich das Wertschöpfungsergebnis.

Die Ausgangslage

Personaldienstleister überlassen Mitarbeiter an Kundenunternehmen. Die Leistungserbringung wird in Papierform als Tätigkeitsnachweis zur Abrechnung der Arbeitszeiten erfasst. Damit sind vielfältigste Probleme und administrativer Aufwand verbunden. Die von den Zeitarbeitern geführten Tätigkeitsnachweise werden in der Regel wöchentlich vom Kunden gegengezeichnet und dann dem Personaldienstleister zugesandt oder vorbeigebracht. Oftmals sind Tätigkeitsnachweise unvollständig oder nicht lesbar ausgefüllt, so dass sich Nachfragen beim Kunden oder Mitarbeiter ergeben. Die Nachweise werden beim Personaldienstleister in dessen IT-System eingegeben, wobei Erfassungsfehler auftreten oder auftreten können, was dann sowohl für die Lohnzahlung an den Zeitarbeitnehmer als auch in der Rechnungsstellung an den Kunden Folgefehler erzeugt. Auch deswegen sorgen Kunden der intern notwendigen Rechnungsprüfung durch eine separate eigene Buchführung vor, kopieren u. U. die Tätigkeitsnachweise oder führen Listen auf dem PC. In manchen Unternehmen werden auch Zeitarbeiter in ein vorhandenes Zeiterfassungssystem mit eingebunden. Daraus resultierende Berichte werden dem Personaldienstleister übermittelt, damit dieser fakturieren kann. Der Aufwand liegt dabei auf der Kundenseite, ebenso evtl. Kosten für Systemlizenzen oder Kartensysteme. Dafür wird Personal und Arbeitszeit benötigt, nicht nur Systeme und Infrastruktur.

Fehlen Mitarbeiter aus der Zeitarbeit, so meldet das Kundenunternehmen dies dem Dienstleister, der danach versucht, den Mitarbeiter zu erreichen und den Kunden später zu informieren. Anstehende Arbeiten bleiben entweder unerledigt oder werden durch den Kunden mit Aufwand umorganisiert und erledigt. Der damit verbundene Ärger ist die eine Seite, der damit verbundene zeitliche wie wirtschaftliche Schaden trifft beide Unternehmen, denn der Personaldienstleister kann keine Tätigkeitsstunden in Rechnung stellen und dem Kunden entstehen Ausfall- und Zusatzkosten, evtl. verschieben sich Lieferzeiten etc. Der Einsatz von Zeitarbeit wird damit nicht gefördert, obwohl Zeitarbeit für sich Attribute wie Flexibilisierung, Schnelligkeit und Qualität in Anspruch nimmt.

Die Lösungsidee

Um die dargestellten Probleme effektiv zu lösen reicht es nicht aus, vorhandene Zeiterfassungssysteme der Kunden zu nutzen. Solche Systemkopplungen und Schnittstellen sind komplex, zeitaufwändig und damit maximal in Einzelfällen vorstellbar. Aus unserer Sicht bestand die Aufgabe vielmehr darin, eine autarke Lösung zu entwickeln und die Informationen allen beteiligten Unternehmen und Mitarbeiter für die jeweilige Aufgabenstellung transparent und zugänglich zu machen. Sie werden somit ein aktiver Teil im System. Somit adressieren wir die Aufgabenstellungen der Supportebene der Wertschöpfungskette Personalmanagement.

Das System sollte die Zeiterfassung der Zeitarbeitnehmer ermöglichen, aktiv über Fehlzeiten oder Auffälligkeiten informieren, die Daten transparent dem Kunden der Zeitarbeit darstellen, ihn aktiv in die Freigabe einbinden und die Daten den Abrechnungssystemen bereit zu stellen. Es lag augenscheinlich auf der Hand, dafür Internettechnologie zu nutzen. Nun galt es, eine Softwareanwendung zu entwickeln und ein möglichst autarkes Endgerät zur Zeit- und Datenerfassung darin zu integrieren - die joBBox® war erfunden. /adaptis/ fand in Datafox den richtigen Partner zur richtigen Zeit. Datafox arbeitete am PZE Master IV und integrierte IP-Funktionalität und Kommunikation über GPRS.

/adaptis/ entwickelte mit weiteren Partnern Software und Schnittstellen für die Portallösung. Eine erste Installation wurde bereits im September 2003 bei einem Kunden der JOB AG in Betrieb genommen. Viele Anregungen sind bis dato in das Portal eingeflossen. Die Softwareanwendung ist offen für beliebig viele Unternehmen, die an der Wertschöpfung des Kunden beteiligt sind. /adaptis/ hat eine Lösung erarbeitet, die aus Kundensicht mehrere Personaldienstleister integriert. Viele technische Eigenschaften runden die Lösungen ab und bieten Sicherheit in der Anwendung und im Betrieb. Damit ist es gelungen, an der Schnittstelle zwischen Dienstleistern und Auftraggeber die Leistungserbringung, Leistungskontrolle und – abrechnung zu optimieren!

Neben den technischen Aspekten der Lösung richtet sich die Dienstleistung der /adaptis/ auch an den Anwender. /adaptis/ stellt kompetente persönliche Unterstützung zur Verfügung. Das ServiceDesk in Fulda überwacht zentral die IT- und joBBox-Systeme und hilft Anwendern bei technischen und organisatorischen Fragen.

Eine Zusammenfassung: Vorteile und Nutzen

Autarke Endgeräte ohne Anforderungen an hauseigene EDV-Technik des Kunden oder dessen Infrastruktur, lediglich ein Stromanschluss ist notwendig

• Einfachste Installation und leichtes Handling der Endgeräte
• optimal für einen dezentralen Einsatz – beliebig viele Boxen können zum Einsatz kommen
• unternehmensübergreifende Portallösung erlaubt die Integration aller Beteiligten internen und externen Mitarbeiter
• die joBBox gibt die Verantwortung für Zeitarbeitspersonal zurück an den Personaldienstleister (der Kunde wird nicht durch Probleme belastet, die er nicht verursacht hat und mit denen er eigentlich nichts zu tun haben sollte)
  • zeitnaher Ersatz von fehlendem Personal
  • Kunde muss nicht fehlendes Personal melden, das erledigt die joBBox für ihn durch SMS oder email
  • Sicherstellung von Mitarbeiter-Kontingenten
• Sie erlaubt permanente Übersicht und Controlling des eingesetzten Zeitpersonals
  • wer ist zur Arbeit erschienen?
  • Wer ist in welcher Schicht?
  • Wer ist aus welchem Grund abwesend?
  • Sind die Mitarbeiter pünktlich?
• die joBBox schafft enorme administrative Erleichterung
  • Papierlose Erfassung
  • Optimierung der Kommunikation
  • Elektronische Zeit- und Datenverarbeitung erlauben
    • Höhere Transparenz über Kosten und Qualität
    • Fehlerreduzierung bei der Rechnungsstellung
    • Einfache Rechnungskontrolle
    • Erstellung von gewünschten Reports zum Controlling

Zeitarbeit in Deutschland

In Deutschland sind über 4300 Unternehmen im Bereich der Zeitarbeit aktiv, die über 300.000 sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer beschäftigen. Die Branche ist im Vergleich zu anderen Ländern unterentwickelt. Durch die Abschlüsse der Tarifverträge mit den DGB Gewerkschaften und die gesetzlichen Rahmenbedingungen wird Zeitarbeit bedeutsamer und sich weiter etablieren. Durch die Nutzung innovativer Systeme und die damit verbundene Verbesserung in der Zusammenarbeit mit Kundenunternehmen schafft sich die JOB AG als Personaldienstleistungsunternehmen Wettbewerbsvorteile.

Die Unternehmen

Die JOB AG Personaldienstleistungen AG aus Fulda arbeitet seit Januar 2003 operativ in Deutschland mit nunmehr 20 Niederlassungen. Die Mitarbeiter der JOB AG und ihre jahrelange Erfahrung in der Zeitarbeit waren Ideengeber und Partner in der Entwicklung.

/adaptis/ ist das IT – Haus der JOB AG. Schwerpunkt der Unternehmenstätigkeit der /adaptis/ sind nutzenorientierte IT – Lösungen. /adaptis/ fokusiert dabei die unternehmensübergreifende Wertschöpfungskette Personalmanagement und entwickelt Software auf Basis sicherer und zuverlässiger Internettechnologie. Datafox entwickelt Endgeräte für Zeit- und Datenerfassung ...