Mobile Zeit- und Geräteerfassung - Firma Lohr

Um die Datenerfassung zu vereinfachen und die immer größer werdende Papierflut zu stoppen, wurde bei der Franz Lohr GmbH eine mobile Zeiterfassung eingeführt, die neben der schnelleren und einfacheren Erfassung auch einen zeitnahen Datenzugriff sowie eine zeitnahe und exakte Kostenkontrolle und -verrechnung gewährleistet.

Das Unternehmen

Die Franz Lohr GmbH ist als mittelständisches Unternehmen mit ca. 240 Mitarbeitern in der Baubranche tätig, und deckt neben dem erdgebundenen Rohrleitungsbau die Bereiche Gebäudetechnik und elektrische Pumpwerke ab. Des Weiteren werden verschiedene Werkstoffe selbst angefertigt. Von den 240 Mitarbeitern sind ungefähr 180 im gewerblichen und ca. 60 im kaufmännischen Bereich tätig. Die gewerblichen Mitarbeiter sind ganztägig auf den Baustellen eingesetzt und erledigen auch dort ihre Verwaltungsaufgaben wie z.B. Berichte schreiben oder Zeiten erfassen.

Ausgangslage

Ein über viele Jahre gewachsenes und dadurch umfangreiches Berichtswesen entsprach nicht mehr den Anforderungen und Gegebenheiten der Zeit. Berichte über Arbeitszeiten (incl. Reisekosten, Erschwerniszulagen usw.) und den Einsatz von Geräten mussten auf den unterschiedlichsten Formblättern täglich erfasst und von den verantwortlichen Personen kontrolliert werden. Anschließend wurden die Belege auf Plausibilität und Korrektheit in der Abrechnung geprüft und dann, nachdem noch eine Vielzahl an manuellen Berechnungen stattgefunden hat, die Zeit- und Gerätebuchungen in die unterschiedlichsten Systeme eingegeben, um die Lohn- und Gehaltsbuchungen sowie eine projektbezogene Kostenverrechnung durchführen zu können.

Diese Vorgehensweise dauerte mehrere Tage, sodass die Daten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, aber auch für die Projektverantwortlichen und die Führungsebene mehrere Tage später, also Mitte des Folgemonats, vorlagen. Dass dies umständlich und nicht mehr zeitgemäß ist, wurde nicht nur von der Geschäftsführung, sondern auch von der Basis, sprich von den Mitarbeitern auf den Baustellen selbst, erkannt.

Projektumsetzung

Nach umfangreichen Recherchen wurde mit der Fa. Datafox der richtige Partner gefunden, um dieses doch sehr umfangreiche Projekt durchzuführen. Umfangreich deswegen, weil noch ein weiteres Zeitwirtschaftssystem eingeführt und ein neuer Dienstleister für die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung gefunden wurde.

Aufgrund der Baustelleneignung der Geräte und einfachen Eingabe der Daten erhielt die Fa. Datafox den Auftrag. Neben der einfachen Bedienung und der reinen Erfassung war für uns die Robustheit ebenso ausschlaggebend: Auf den Baustellen sind die Geräte permanent der Witterung und dem anfallenden Schmutz ausgesetzt. Da die Geräte keine Kontakte besitzen, im Gegensatz zu anderen elektronischen Geräten, sind sie weitaus weniger anfällig.

Was die mobile Erfassung angeht, waren die Geschäftsprozesse anhand der bisher verwendeten Formularen sehr schnell definiert und teilweise neu strukturiert. Danach wurde nach einer kurzen Einweisung durch die Fa. Datafox selbst ein „Setup-Programm“ erstellt, das auf unsere Geschäftsprozesse zugeschnitten war. Parallel wurden diese Neuerungen ständig getestet und aufgrund des Feedbacks der Mitarbeiter sehr schnell umgesetzt. Für die Erstellung des Setups (Menüführung der Geräte) sind keine Programmierkenntnisse erforderlich. Dies reduzierte die Kosten erheblich, da die Erstellung firmenintern vorgenommen werden kann. Dies gilt ebenso für laufende Änderungen; diese müssen nicht beauftragt und bezahlt werden, und können zeitnah getestet und umgesetzt werden.

Mit den Timeboys (siehe Schaubild) werden sehr schnell die Arbeitszeiten der Mitarbeiter mit den dazugehörigen Informationen sowie sämtliche Gerätebuchungen erfasst. Dies erfolgt entweder über die Tastatur oder über Funktionstasten. Es werden bestimmte Listen hinterlegt, die sehr schnell mit den Funktionstasten bedient werden können. Eine weitere Möglichkeit zur Erfassung ist der integrierte Barcode-Laserscanner, mit dem Daten erfasst werden können, ohne ständig die Tastatur bedienen zu müssen. Das Hinterlegen von Listen und das Arbeiten mit den Barcodes reduzierte die Fehler beim Erfassen der Daten erheblich.

Vorteile

Die Vorteile, die eine solche mobile Erfassung mit sich bringen, liegen auf der Hand:

Die Daten werden nur noch einmal erfasst, sind so in elektronischer Form verfügbar, und können dann sehr einfach und schnell weiterverarbeitet werden. Eine Mehrfach-Erfassung auf Belegen und anschließend in die Systeme ist nicht mehr erforderlich. Ebenso reduzieren sich die Wege und Zeiten beim Weiterleiten der Berichte, sowie die Anzahl der Berichtshefte. Weiterhin werden die vielen manuellen Ermittlungen wie Überstunden, Erschwerniszulagen usw. maschinell errechnet, was die Arbeit in der Verwaltung wesentlich erleichtert.

Durch die Einführung der mobilen Erfassung konnten wir eine deutliche Reduzierung der Fehler erzielen, was mit den verschiedensten Prüfungen (Barcode-Erfassung, Hinterlegen von Listen,  Formatprüfung usw.) zu tun hat. Für die Geschäftsleitung und die Projektleiter stellen sicherlich die Auswertungen eine wesentliche Verbesserung dar. Jederzeit können die unterschiedlichsten Berichte erstellt und bearbeitet werden. Dabei können sämtliche Daten gefiltert und sortiert werden. Ein mühsames Durchforsten von Ordnern entfällt gänzlich. Ebenso sind die Daten nun zeitnah verfügbar. Dies vereinfacht die Entscheidungsfindung sowohl bei den Projektleitern als auch auf der Führungsebene wesentlich.

Vor allem war auch wichtig, dass die Mitarbeiter bei der Bewältigung der Verwaltungsaufgaben mit zeitgemäßer Technik ausgestattet werden und eine Vereinfachung ihrer Schreibarbeiten erreichen. Dies führte auch zu einer erheblichen Zeit- und Kosteneinsparung auf den Baustellen und in der Verwaltung. Diese Kosteneinsparung war letztendlich wesentlich höher als erwartet. Während der gesamten Projektphase wurden immer wieder die Geschäftsprozesse analysiert. So wurden organisatorische Abläufe überarbeitet und teilweise neu definiert.

Fazit

Die Zusammenarbeit mit der Fa. Datafox läuft nach wie vor reibungslos. Probleme und Anforderungen wurden sehr schnell aufgenommen, analysiert und umgesetzt. Die 80 Geräte incl. Dockingstationen funktionieren einwandfrei. Die Einführung war zwar mit viel Arbeit und einem Umdenken verbunden, zeigt aber bereits nach wenigen Monaten, dass sich dieser Aufwand gelohnt hat. Zum einen durch die Vereinfachung der Tätigkeiten und einen schnelleren Durchsatz, zum anderen durch die Kosteneinsparung. Wir sind davon überzeugt, dass dies der richtige Weg in die Zukunft ist.