Mobile Projektzeiterfassung hb-Energietechnik

Das Unternehmen

hb Energietechnik mit Sitz in Rheda-Wiedenbrück (NRW) ist Qualitätsanbieter für umweltfreundliche Technologien zur Nutzung regenerativer Energien. Seit der Unternehmensgründung 1997 bietet hb privaten, öffentlichen und gewerblichen Endkunden ebenso wie Investoren ein breites Spektrum professioneller Dienstleistungen für regenerative Energieanlagen. Die Kernkompetenzen liegen in der individuellen Beratung, Planung und Montage von Photovoltaik-, Solarthermie- und Holz-Pellet-Anlagen jeder Größenordnung – deutschlandweit. Darüber hinaus profitieren die Kunden von der eigens entwickelten Planungssoftware, patentierten Aufdachsystemen sowie individuellen Versicherungsleistungen.

Auftragsbearbeitung, Projektdaten, Zeitdaten, Betriebsdaten, Schnittstellen ...

Gestartet ist das Unternehmen zunächst mit dem Vertrieb und der Montage von Photovoltaik-Anlagen und arbeitete mit einer weit verbreiteten Standardsoftware in Kombination mit einer Vielzahl von Excel-Tabellen. Da diese Kombination zwangsläufig diverse Probleme mit sich brachte, wurde eine integrierte, aber auch flexible Lösung gesucht, welche jedoch gleichzeitig den finanziellen Rahmen nicht sprengen durfte. Bei der Komplexität der Anforderungen war es erforderlich einen Softwareanbieter auszuwählen, der sowohl eine breite Palette von Standardprogrammen anbietet, sich vor allem aber flexibel und professionell auf sich ändernde Anforderungen einstellen kann. Durch Empfehlung eines Mitarbeiters, der das Unternehmen DELCO Datentechnik seit Jahren kannte, wurde durch intensive Zusammenarbeit innerhalb kurzer Zeit ein Konzept erstellt und die schrittweise Realisierung des Projekts in Angriff genommen.

Die Einführung der Warenwirtschaft inkl. der Module Bestellwesen, Projektverwaltung, Lagerverwaltung und die gleichzeitige Inbetriebnahme des DELCO Zeiterfassungssystems WinZeit i5, inkl. der mobilen Datenerfassung, erfolgten im Januar 2006 auf zunächst 5 PC-Arbeitsplätzen. Durch die Möglichkeit, zu den Datenbanktabellen selbst definierte Felder hinzuzufügen, konnten schnell die Projektdaten um die erforderliche hohe Zahl von zusätzlichen Feldern mit technischen Daten der zu installierenden Systeme sowie mit Daten und Besonderheiten zu den jeweiligen Objekten erweitert werden. Um den hohen Anforderungen im Bereich der Kalkulationen gerecht zu werden, erweiterte DELCO in den folgenden Monaten das System um ein eigenes Kalkulationsmodul. Dieses Modul erlaubt dem Anwender auf der Basis von Excel-kompatiblen Kalkulationsblättern in Verbindung mit einer integrierten Skriptsprache eigene, beliebig komplexe Kalkulationen zu erstellen. Diese werden in den Bereichen Projekte, Angebote, Aufträge und Rechnungen eingesetzt. Auch die Erstellung der Angebote wird durch dieses System unterstützt.

Zwischenzeitlich nutzen 15 Mitarbeiter das Warenwirtschaftssystem und die Zeiterfassung. Als Erfassungsgeräte wurden Terminals der Fa. Datafox, Datafox Timeboy III für die mobile Datenerfassung auf der Baustelle und Datafox Master IV für den stationären Einsatz, integriert. Die Erfassung der Daten wird von den Außendienstmonteuren vor Ort beim Kunden Projektbezogen vorgenommen. Die Daten werden anschließend in der Firma ausgelesen und in die entsprechenden Programme und Bereiche übernommen. Das System deckt nun den gesamten Ablauf eines Projektes in optimaler Weise ab:

• Verwaltung der Interessenten
• Verwaltung der Projektdaten, wobei auch externe Dateien wie Fotos, Pläne, etc. dem Projekt zugeordnet werden können.
• Erstellung eines Angebotes mit vollem Rückgriff auf die Projektdaten, wobei eine selbst entwickelte, komplexe Kalkulation die Einhaltung der betriebswirtschaftlichen Vorgaben überwacht. Der entstehende Zeitaufwand für die Projektierung wird dem Projekt zugeordnet. Dem Kunden werden Berechnungen zur Wirtschaftlichkeit seines Systems in Verbindung mit Finanzierungsberechnungen zur Verfügung gestellt.
• Abwicklung des Auftrags mit allen erforderlichen Unterlagen. So werden z.B. Aufträge an Subunternehmer, Anträge an das EVU, Datenblätter bis hin zur Kundenakte aus dem System erstellt.
• Fakturierung und Nachkalkulation der Projekte. Alle Daten und Belege werden in in einem integrierten Archivsystem abgelegt und können jederzeit für spätere Aufgaben wieder aktiviert werden. Alle relevanten Daten werden an die Finanzbuchhaltung bzw. Kostenrechnung übergeben.

Die Firma hb-energietechnik hat in der Zwischenzeit ihr Leistungsspektrum erweitert und bietet als zusätzliches Geschäftsfeld alternative Heizsysteme wie z.B. Pelletheizungen an. Geschäftsführer Klaus-Dieter Hoeft ist sich nach den bisherigen Erfahrungen sicher, dass auch die anstehenden Aufgaben durch die Firma DELCO in bewährt souveräner Weise bewältigt werden. Diese Sicherheit liegt auch in der Tatsache begründet, dass die komplizierten Wechselwirkungen sowohl innerhalb der einzelnen Programme als auch programmübergreifend logisch nachvollziehbar und ohne Probleme ineinander greifen und somit keine überflüssigen Fragen aufwerfen. Diese nicht sichtbare Stringenz innerhalb der Programmfunktionalität findet auch in der sichtbaren Programmstruktur ihren Platz. Daher sind die Programme ohne großen Schulungsaufwand leicht zu bedienen.