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Mit HR-Software die Personalabteilung entlasten

30.09.2021
Digitale HR-Prozesse DRK Nordrhein

Ein Notruf in der Nacht, die Pflege von Angehörigen oder die Weiterbildung: Die DRK Nordrhein gGmbH setzt sich täglich für das Leben und die Gesundheit der Bürgerinnen und Bürger im südlichen Bereich des Bundeslands Nordrhein Westfalen ein. Die Hilfsorganisation stellte ihre Personalabteilung kurz vor der Corona-Pandemie digital neu auf. Dass dies genau die richtige Entscheidung gewesen ist, hat sich schnell bewiesen.

Mit einem Digitalisierungsprojekt hat das DRK Nordrhein seine HR-Prozesse neu aufgesetzt. Ziel war es, für künftige Geschäftsmodelle gewappnet zu sein und auf die wachsenden Ansprüche einer flexiblen Zeiterfassung zu reagieren. Mit diesem Blick in die Zukunft bewies das DRK Nordrhein einen guten Riecher. Damals ahnte noch keiner, dass eine nationale Homeoffice-Regelung das Arbeiten maßgeblich verändern wird. Als wichtige Bausteine für die digitale Transformation zeichneten sich die SP_Data Personalabrechnung und die Zeitwirtschaft mit entsprechender Hardware, App und Employee Self Service ab.

Digitale Herausforderungen erkennen

„Wir möchten den Arbeitszeitpräferenzen unserer Mitarbeiter so gut wie möglich nachkommen. Moderne Standards sollten nach transparenten Regeln realisiert werden, d. h. auch verschiedene Modelle, wie Teilzeit, die 4-Tage-Woche etc., sollten optimal eingebunden werden“, erklärt Kai Kanscheit, Personalleitung beim DRK Nordrhein.

„Dadurch, dass die Mitarbeiter ihre Zeiten selbstständig verwalten und das System mit dem Lohnprogramm verknüpft ist, möchten wir die Personalabteilung administrativ entlasten. Die SP_Data Software hilft uns bei dieser Herausforderung“.

Zeiten ortsunabhängig erfassen

Mit einem Chip, der im Mitarbeiterausweis integriert ist, erfassen die DRK-Mitarbeiter nun ihre Zeiten am Datafox-Terminal. Das Ein- und Ausstempeln an den modernen Geräten ist einfach, Tasten können individuell belegt werden und auch die Gestaltung der Terminals EVO 4,3 und EVO 4,6 hat das DRK nach seinen Wünschen umgesetzt. „Die Geräte, die wir nach unserem eigenen Corporate Design gestaltet haben, gefallen uns besonders. Das Datafox Design Studio gibt da Einiges her“, sagt Kai Kanscheit.

Mit der beliebten Mifare Desfire Chip-Technologie nimmt die Datafox-Hardware die Zeiten nach besonders hohen Sicherheitsstandards datenschutzkonform auf und überführt sie in die SP_Data HR-Software. Das DRK Nordrhein hat insgesamt 11 Terminals an verschiedenen Standorten im Einsatz. Sie werden unter anderem in Kindergärten, Rettungsschulen und im Katastrophenschutzzentrum von insgesamt rund 300 Mitarbeitern genutzt. So werden Entfernungen zwischen verschiedenen Orten in Windeseile überwunden. Mitarbeiter, die mobil arbeiten, können bequem via App oder Mitarbeiterportal stempeln, Urlaubsanträge beantragen oder persönliche Daten ändern. Die erfassten Zeiten kombiniert die Personalsoftware mit individuellen Lohndaten und ermittelt eine exakte Verdienstabrechnung.

„Die moderne Zeiterfassung mit der Bildschirmbuchung und der App wird von unseren Mitarbeitern sehr geschätzt. Dennoch bringen die vielen neuen Funktionen auch mehr Komplexität. Daran müssen sich Mitarbeiter erst gewöhnen“, erklärt Kai Kanscheit. „Wir begleiten den Veränderungsprozess mit Schulungen und führen unsere Mitarbeiter an die neue Personalsoftware geduldig heran. Es ist uns wichtig, dass wir alle Zielgruppen mitnehmen.“

Entlastung der Personalabteilung

Freigaben und Genehmigungen für z. B. Urlaubsanträge, können nun auch unterwegs in der SP_Data App vorgenommen werden. Für Vorgesetzte verkürzen sich die Prozesse und die Mitarbeiter profitieren von der schnelleren Bearbeitung. „Die Sachbearbeiterfunktionen sind sehr hilfreich und unterstützen uns bei vielen Verwaltungsaufgaben“, ergänzt Laura Bochen, Sachbearbeiterin für Personalzeitwirtschaft beim DRK Nordrhein. „Ich kann Fehlzeiten gezielt zwei Monate im Voraus eingeben, z. B. Phasen der Berufsschule. Ein weiterer schöner Nebeneffekt ist, dass wir wesentliche weniger Papier verwenden.“ Damit setzt die Software neue Ressourcen frei, die vorher durch manuelle administrative Vorgänge verschlungen wurden. „Insgesamt haben wir durch die Software eine bessere Übersicht“.

Das DRK Nordrhein führt die HR-Software schrittweise ein. Das nächste Ziel ist es, zeitnah mit der Einführung der Personaleinsatzplanung fortzufahren.

DRK Nordrhein gGmbH

Das Deutsche Rote Kreuz rettet Menschen, hilft in Notlagen, bietet eine Gemeinschaft, steht den Armen und Bedürftigen bei und wacht über das humanitäre Völkerrecht. Als Wohlfahrtsverband, Hilfsorganisation und Jugendverband nimmt das DRK viele gesellschaftlich notwendige Aufgaben wahr - von der Altenpflege über die Jugendarbeit bis hin Katastrophenschutz oder der Auslandshilfe.

  • Die DRK Nordrhein gGmbH ist eine hundertprozentige Tochtergesellschaft des DRK-Landesverbandes Nordrhein e.V.
  • An mehr als 20 Standorten ist das DRK Nordrhein im südlichen Gebiet von Nordrhein-Westfalen vertreten.
  • Mit rund 1.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist das DRK Nordrhein ein großer Arbeitgeber der Region.
  • Gründung: 2015
  • Lösungen im Einsatz: PA, PZ, MP, Archiv

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