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Künstliche Intelligenz für komplexe Dienstplanungs- und Zeitwirtschaftsprozesse nutzen

17.03.2020

Planerio

Mit 14 Standorten ist „DIE RADIOLOGIE“ der größte Zusammenschluss von Radiologien in Bayern. 

Die Radiologie

Dr. med. Philipp Remplik erklärt welche Anforderungen und Wünsche er an eine moderne Dienstplanung und Zeiterfassung hat und wie diese realisiert werden konnten:

Wir hatten schon früh die Vision, dass ein Zusammenschluss mehrerer Praxen für Patienten, Mitarbeiter und Gesellschafter viele Vorteile erschließen würde:

  • Patienten und Zuweisern wollen wir schnellste Terminvergabe, wohnortnahe Versorgung, moderne Geräteausstattung und zuverlässige Befundung bieten.
  • Im Wettbewerb um die besten Mitarbeiter, wollen wir deren Arbeitszeitpräferenzen so gut wie möglich nach transparenten, fairen Regeln realisieren. Auch Teilzeitkräfte sollen optimal eingebunden werden.
  • Den Gesellschaftern ist natürlich auch wichtig, dass trotz der von den Krankenkassen abgesenkten Vergütungen, ein auch langfristig finanziell gesundes und gemäß aller rechtlichen Vorgaben arbeitendes Dienstleistungsunternehmen entsteht.
Die Radiologie

KI GESTEUERTE DIENSTPLANUNG

Eine wichtige Komponente zur Realisierung unserer Pläne, sollte ein Dienstplanungssystem mit Zeiterfassung sein, das auf „Knopfdruck“ mit künstlicher Intelligenz voll automatisch aus den gesetzlichen Anforderungen, den Arbeitspräferenzen der Mitarbeiter und den an den Arbeitsplätzen benötigten Qualifikationen, einen Standortübergreifenden Dienstplan erstellt und die Personalmanagementprozesse vereinfacht.

Neben dem automatischen Erstellen des Dienstplanes waren weitere Anforderungen an unser neues Personaleinsatzplanungssystem:

  • ein Abwesenheitsmanagement nach fairen Regeln für z.B. Urlaub, Fortbildung, Elternzeit
  • ein Intelligentes Ausfallmanagement bei Krankheit oder Diensttauschwunsch
  • eine Zeitwirtschaft die aus den Zeiterfassungsdaten, die für die Lohnabrechnung und betriebliche Steuerung nötigen Informationen erstellen kann
Die Radiologie

Bisher hatten in den einzelnen Standorten mehrere Dienstplaner und Praxismanager ihre kleinen Teams manuell per Excel, E-Mail und Telefon organisiert. Künftig sollten dies 1-2 Spezialisten zentral organisieren. Unsere Marktrecherche zeigte, dass die meisten Dienstplanungssysteme gar keinen Dienstplan machen. Lediglich ein manuell erstellter Plan konnte eingegeben und visualisiert werden.

Da auch die Komplexität, die sich aus den Qualifikationen ergab und auch unsere anderen Anforderungen nur ein Anbieter so erfüllte, wie wir uns das vorstellten, entschieden wir uns für Planerio. Insbesondere überzeugte uns der Fokus auf die Bedürfnisse der Nutzer und die intelligenten Algorithmen zur Automatisierung der Dienstplanung und vieler Routineaufgaben.

ZEITERFASSUNG

Da unsere vorhandene Zeiterfassungslösung bei Stromausfall die Zeitstempel verlor und andere umständliche Restriktionen hatte, installierten wir in jedem Standort neue, einfach zu bedienende Datafox Zeiterfassungsterminals. Per Chip können unsere Mitarbeiter sich revisionssicher und datenschutzkonform ein-/ausstempeln.

Planerio schickt automatisch eine Information an die Mitarbeiter, wenn z.B. das Ausstempeln mal vergessen wird. Unsere Mitarbeiter können dann online eine entsprechende Nachmeldung abgeben. Auch Urlaubsanträge, Dienstwünsche und Diensttauschanfragen können online abgegeben werden. Planerio erstellt daraus automatisch den Dienstplan und einen Soll-/Ist-Zeiten-Vergleich. Daraus werden auch die verschiedenen Arbeitszeiten und Lohnarten errechnet, die der Mitarbeiter jederzeit einsehen kann und die der Steuerberater am Monatsende zur Erstellung der Lohnabrechnung erhält.

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