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Zeiterfassung & Zutrittskontrolle: Das Gesamtpaket von AIDA für die Märkische Verkehrsgesellschaft

01.03.2011
Anwenderbericht AIDA Zeit + Zutritt Märkische Verkehrsgesellschaft

Das Unternehmen

Die MVG Märkische Verkehrsgesellschaft GmbH versteht sich als modernes Nahverkehrs-Dienstleistungsunternehmen. Eingebunden in die Konzernstruktur der MKG Märkische Kommunale Wirtschafts-GmbH mit Sitz in Lüdenscheid im Märkischen Kreis, bietet die zukunftsorientierte Gesellschaft für ihre Kunden ein breites Angebot an öffentlichen Verkehrsleistungen aus den Bereichen des Personennahverkehrs, Tourismus und Transport. Als erklärtes Ziel steht vorrangig die Stärkung des Servicegedankens sowie der Flexibilität des gesamten Unternehmens im Vordergrund. Servicezeiten für eine noch bessere Kundenbetreuung waren daher ein wichtiger Schritt in diese Richtung.

Für die rund 500 Mitarbeiter, davon ca. 80 Mitarbeiter in der Hauptverwaltung, wurde im Herbst 2009 eine neue Rahmenarbeitszeitvereinbarung zu diesem Zweck vereinbart. Die dort enthaltenen Regelungen konnten mit der bisherigen starren Zeitwirtschaft nicht mehr abgedeckt werden. Daher entschied sich die MVG für die Einführung eines neuen Systems.

Die Anforderungen

  • Das neue Zeiterfassungs- und Zutrittskontrollsystem sollte in der Lage sein, das flexible Arbeitszeitmodell gemäß der neuen Betriebsvereinbarung zur Rahmenzeit abzubilden und zu verwalten, sowie die Anforderungen des Spartentarifvertrages Nahverkehrsbetriebe (TV-N NW) umzusetzen.
  • Gleichzeitig sollte die Lösung an mehreren Standorten flexibel einsetzbar sein und sich in die bestehende IT-Systemwelt einfügen.
  • Eine sehr schnelle Einführung war mit Blick auf den Umsetzungstermin am 01.01.2010 ebenfalls von hoher Bedeutung. Schnell wurde klar, dass nur ein kompetenter Anbieter mit langjähriger Erfahrung in Frage kam.

WARUM AIDA ?

Hier konnte das innovative und zukunftsfähige Konzept überzeugen. Janine Klee, Zeitwirtschaftsbeauftragte der MVG berichtet begeistert: „Die Entscheidung für das Verfahren von AIDA ist aufgrund der sehr hohen Flexibilität sowie der äußerst bedienerfreundlichen Oberfläche und Handhabung gefallen.“

Die Lösung

Der Projektplan sah vor, dass in nur einem Monat das alte System durch AIDA abgelöst und alle 500 Mitarbeiter gleichberechtigt an das AIDA Verfahren angeschlossen werden sollten. Systematische Projektablaufpläne, engste Abstimmung und professionelle Beratung durch AIDA Mitarbeiter machten diese schnelle Umsetzung möglich. Problemlos ließ sich AIDA in die Client-Server-Umgebung implementieren. Die Akzeptanz bei den Mitarbeitern der MVG war von Anfang an sehr hoch, auch bedingt durch vielfältige Vereinfachungen für die betrieblichen Abläufe. Durch den intuitiven Aufbau der AIDA Software wurden keine zeitaufwändigen Schulungen benötigt. So konnte die AIDA Lösung wunschgemäß zum 01.01.2010 starten.

Simon-Daniel Kißmer, Projektleiter Zeitwirtschaft der MVG: „So eine schnelle und reibungslose Einführung haben wir uns gewünscht. Durch AIDA wurde ein zügiger und fehlerfreier Übergang auf eine grundsätzlich neue und moderne Arbeitsweise möglich.“

Die Anbindung von drei hochwertigen Datafox PZE-Master lV Terminals für die Hauptgebäude gestaltete sich ebenfalls völlig problemlos, so dass diese innerhalb weniger Minuten einsatzbereit waren. Durch den Anschluss von vier kleinen, kostengünstigen Filialterminals können jetzt auch Mitarbeiter in Gebäuden, die bisher nicht an die Zeiterfassung angeschlossen waren, an dem AIDA Verfahren teilnehmen. Für die Mitarbeiter der Verwaltung bedeutet die Rahmenzeit vor allem ein großes Maß an Flexibilität. Die Mitarbeiter können ihre wöchentliche Arbeitszeit von 39 Stunden innerhalb eines Zeitrahmens von 06:30 Uhr und 18:30 Uhr frei bestimmen. Einzige Einschränkung ist hierbei die so genannte Servicezeit, die eine Mindestbesetzungsstärke in dem jeweiligen Arbeitsbereich festlegt, welche immer eingehalten werden muss. In diesem Zusammenhang wurde ein besonderes Augenmerk auf die Gruppenfunktionalität zur Abbildung der Servicezeit gelegt. Gefordert war, bestimmte Mitarbeiter auch abteilungs- und bereichsübergreifend in Gruppen zu formieren. Durch individuelle Gruppenauswertungen und Anzeigemöglichkeiten kann AIDA auch hier nachhaltig überzeugen. Die Einführung der Rahmenzeit löst auch das bisher vorhandene Gleitzeitkonto der Mitarbeiter ab. Ersetzt wird es durch eine Kontenkombination bestehend aus:

  • dem Zeitbudgetkonto, welches die Aufgaben des ehemaligen Gleitzeitkontos übernimmt
  • dem Arbeitszeitkonto, auf welchem zum Ende des Kalenderjahres der Kontoausgleich mit dem Zeitbudgetkonto durchgeführt wird
  • dem Langzeitkonto, welches eine Form des Lebenszeitkontos darstellt, auf dem Stundensalden oberhalb des Zeitbudgetkonto und dem Arbeitszeitkonto aufgebaut werden können

Besonders erfreut zeigen sich die Mitarbeiter über den AIDA-Workflow, das papierlose Antrags- und Genehmigungswesen. Hier bekommen sowohl Mitarbeiter wie auch die Vorgesetzten eine monatliche Information über den Stand des Zeitbudget- und des Arbeitszeitkontos. Ebenso wird das gesamte Antragswesen per Workflow organisiert. Dies schafft enorme Erleichterung, Transparenz und Einsparungen gegenüber der Abwicklung mit herkömmlichen Papierformularen. Das Informationstableau innerhalb des Workflows gibt visuell Auskunft über An-und Abwesenheiten von Mitarbeitern und ist inzwischen ein unersetzlicher Bestandteil für die Mitarbeiter der Telefonzentrale. Selbst die komplexen Regelungen der Rufbereitschaft können in AIDA umgesetzt werden.

Für die Mitarbeiter des ServiceCenters findet die Rahmenzeit hingegen keine Verwendung. Hier wird weiterhin nach einem vorgegeben Dienstplan gearbeitet, der vollständig im Personal-Planungsassistenten, kurz AIDA-PPA erstellt und organisiert wird. Es wurde ein Zeitkorridor von 45 Wochenstunden eingerichtet, welcher in einem Zeitraum von acht Wochen auszugleichen ist. Die nicht ausgeglichenen Arbeitszeitstunden werden nach 8 Wochen im Verhältnis 1:1 ausgezahlt oder dem Zeitbudgetkonto zugeführt. Arbeitszeiten außerhalb der Schichtzeit werden zwar durch AIDA protokolliert, bedürfen aber zur Anrechnung der Genehmigung des Bereichsleiters per Workflow. Die Anforderungen des Spartentarifvertrages Nahverkehrsbetriebe (TV-N NW), wie Sonderformen der Arbeitszeit, spezielle Rundungssätze oder auch Zeitzuschläge, zum Beispiel bei Sonntags- oder Nachtarbeit, wurden ebenfalls in AIDA implementiert.

Die Zutrittsberechtigung wird mit der Zeiterfassung in einer Software verwaltet, so dass nur ein Personalstamm zu pflegen ist. Weiterhin benötigen die Mitarbeiter nur einen Ausweis für beide Anwendungen.

FAZIT

Simon-Daniel Kißmer schlussfolgert nach diesem gelungenen Projekt: „AIDA hat unsere Anforderungen optimal erfüllt. Durch die Möglichkeit, das AIDA-System an unsere Bedürfnisse anzupassen, sehen wir uns für die Zukunft gut gerüstet“.

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