Mobile Zeiterfassung für Baubetriebe - Ein Gerüstbauer rüstet auf

Das Unternehmen:

Schon in der dritten Generation führt Geschäftsführer Karl-Heinz Döring den Familienbetrieb Gerüstbau Witte in Köln. Er fühlt sich den Traditionen des mittlerweile seit 60 Jahren bestehenden Unternehmens fest verbunden. „Doch wir waren auch immer offen für Neues, um konkurrenzfähig zu bleiben.“ Effiziente Logistikabwicklung, modernste Hebetechnik und zukunftsorientierte Systemgerüste sind die Stärken des Bauunternehmens. „Damit sind wir auf Kundenseite auf dem modernsten Stand der Technik. Intern hatten wir allerdings zunehmend Probleme bei der Lohnabrechnung und Nachkalkulation unserer Aufträge. Da ein großer Teil unserer Mitarbeiter ausschließlich auf Baustellen unterwegs ist, suchten wir nach einer Lösung, den erheblichen Verwaltungsaufwand zur Erstellung der Löhne zu vereinfachen. Dabei sollten Montage- und Fahrzeiten getrennt ermittelt und an die Software übergeben werden.“

Wie in vielen anderen Handwerksbetrieben kämpfte sich die Personalabteilung des Gerüstbauers jede Woche durch einen großen Stapel Stundenzettel. Zwar gab es schon Fahrtenschreiber, jedoch musste die Kopie der Tachoscheibe mit den handschriftlich erfassten Zeiten abgeglichen und manuell ins System eingepflegt werden. „Hier verstecken sich viele Fehlerquellen: die schlechte Handschrift des Monteurs, vergessene Eintragungen oder verloren gegangene Stundenzettel, Tippfehler beim Einpflegen und auch Manipulationsversuche. Das alles zu vermeiden schafft nur eine elektronische Datenerfassung.“ erklärt Kurt Fisker von MobilZeit in Celle. Als einer der führenden Anbieter spezieller Zeiterfassungssysteme für die Handwerks- und Baubranche kennt er die Probleme seiner Kunden. Seine Lösung heißt „Service“, ein flexibles Zeiterfassungssystem, das in den unterschiedlichsten Gewerken zum Einsatz kommt.  „Mobile Datenerfassung schafft Transparenz im Unternehmen und bietet die Grundlage für mehr Effizienz und höhere Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit.“

Genau das waren auch die Argumente, die Karl-Heinz Döring überzeugten. „Jedoch befürchteten wir einen hohen finanziellen und technischen Aufwand bei der Einführung des Systems.“ so Döring. „Aber nach den ersten Gesprächen mit MobilZeit konnten wir die Sache beruhigt angehen. Nicht nur, dass deren Lösung durchaus bezahlbar ist, mit Sicherheit hat sie sich durch die von nun an genaueren Abrechnungen und zufriedeneren Kunden schon bald rentiert.“

Projektumsetzung: Zeiterfassung und Flottenmanagement

Zuerst wurden alle Firmenfahrzeuge mit dem fest eingebauten Mobil-Master IV des deutschen Herstellers Datafox ausgerüstet. Im nicht sichtbaren Bereich installiert, erfasst es manipulationssicher anhand der Tachosignale die zurückgelegte Wegstrecke inklusive aller Fahrt- und Standzeiten. Zusätzlich werden die per GPS ermittelten Positionsdaten der Fahrzeuge gespeichert. Am Armaturenbrett gibt es eine Dockingstation für das eigentliche mobile Datenerfassungsgerät Datafox Timeboy III.

„Das haben unsere Leute immer am Mann. Das passt sogar in eine Hosentasche.“ erklärt Betriebsleiter Wolfgang Döring. Während der Fahrt steckt das Gerät in der Dockingstation, in der der Timeboy auch geladen wird, und übergibt alle erfassten Daten an den Mobil-Master. Um Projekte wirklich zeitnah verfolgen zu können, übermittelt dieser sofort seine Daten via Mobilfunk aus dem Fahrzeug an den entsprechenden Server. Vor Antritt der Fahrt bucht der Monteur am Timeboy seinen Arbeitsbeginn. Nach Ankunft auf der Baustelle trägt er das Gerät bei sich und kann hier verschiedene Aufträge und seine Pausen buchen. Vereinfacht werden die Eingaben durch die übersichtliche Tastatur und den optionalen Barcodescanner. Wiederkehrende Aufträge können so einfach anhand einer Barcode-Liste gebucht werden. Das spart viel Arbeitszeit und erhöht damit die Effizienz jeden Mitarbeiters. „Diese Geräte sind besonders für den Einsatz im Baubereich geeignet, da sie strapazierfähig, spitzwassergeschützt und einfach zu bedienen sind.“ erklärt MobilZeit-Geschäftsführer Kurt Fisker.

Die Auswertesoftware MZAS-4 von MobilZeit bietet nun eine ganze Reihe von Auswertungen. Einstellbare Lohnabrechnungskriterien senken den Aufwand bei der Erstellung der Löhne. Fehler in der Arbeitsvorbereitung werden erkannt und können abgestellt werden. Privatfahrten sind als solche deklariert. Plausibilitätsprüfungen decken Betrugsversuche auf. Die so aufbereiteten Daten werden anschließend an eine Branchensoftware übergeben, wobei jegliche manuelle Eingabe entfällt.

„Dank der äußerst flexiblen Möglichkeiten bei den Grundeinstellungen konnte das System perfekt an unsere Anforderungen angepasst werden. Nicht wir mussten uns dem neuen System anpassen, sondern es passt genau zu uns. Das erleichterte die Einführung und damit auch Akzeptanz bei unseren Mitarbeitern.“ Karl-Heinz Döring ist froh über seinen Entschluss: „Weniger Arbeitsaufwand, keine Fehlzeiten mehr und vor allem die minutengenaue Abrechnung von Fahr- und Arbeitszeiten bringen nicht nur mir als Arbeitgeber Vorteile. Auch unsere Mitarbeiter schätzen nach anfänglicher Skepsis ihren neuen ‚kleinen Kollegen’, der Ihnen Schreibarbeit erspart und jederzeit den Blick aufs aktuelle Stundenkonto ermöglicht.“