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Flexibilisierung der Arbeitszeiten im Schokoladenmuseum Köln

22.05.2019
Schokoladenmuseum Köln

Angeschlossen sind das CHOCOLAT Grand Café mit fast 400 Plätzen, welches mit seinen Kuchen- und Schokoladenspezialitäten weit über die Stadtgrenzen hinaus bekannt ist. Nicht zuletzt aufgrund des spektakulären Blicks aus dem 30 Meter langen Panoramafenster direkt auf den Rhein.

Als außergewöhnliche Eventlocation bietet das Schokoladenmuseum für Hochzeiten, Firmenfeiern, bis hin zu Großevents ein außergewöhnliches Ambiente.

Das Schokoladenmuseum Köln ist eines der Top 10 Museen in Deutschland, beheimatet im Kölner Stadtteil Altstadt-Süd. Das auf einer Halbinsel im Rheinauhafen gelegene Ausstellungsgebäude beherbergt auf über 3000 qm unter anderem eine Sammlung zur Geschichte der Schokolade und eine Dauerausstellung zur modernen Schokoladenproduktion.

Das Schokoladenmuseum nimmt die Personaleinsatz und Bedarfsplanung für den Museumsbetrieb, die Gastronomie, die Security und die Produktion sowie der Stiftung mit DEJORIS vor. Die unkomplizierte Erfassung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten ist dabei ein wichtiger Baustein, für den DEJORIS seit Jahren Datafox-Geräte einsetzt.

Wichtiger Baustein: Erfassung der Arbeitszeiten in flexiblen Modellen
Die Organisation des Personals für die vielfältigen Aufgaben erfordert den Einsatz eines professionellen Personalplanungstools. Hier haben sich die Entscheider der unterschiedlichen Aufgabenbereiche für DEJORIS entschieden.

Datafox schafft hier die wichtige Schnittstelle zwischen Mensch und Programm:
Durch die Partnerschaft von Datafox und DEJORIS ist es möglich, den hohen Anforderungen an flexible Arbeitszeiten und optimalen Einsatz der Mitarbeiter zu entsprechen. Die dort im Einsatz befindlichen Datafox EVO 3.5 Pure Terminals sind mit einem GPRS-Modul ausgestattet. Zum Betrieb ist lediglich eine Strom- und Mobilfunkverbindung nötig. Damit ist die Standortwahl für die Zeiterfassung nicht mehr durch technische Rahmenbedingungen bestimmt, sondern kann entsprechend den betrieblichen Abläufen festgelegt werden. Die erfassten Zeiten der Mitarbeiter werden nahezu in Echtzeit an den Server von DEJORIS übertragen.

Anwesenheitsübersicht Dejoris - Schokoladenmuseum Köln

 

Diese stehen dort dem Personalmanager und Planer direkt zur Verfügung. Eine Anwesenheitsliste hilft bei der Überprüfung der vollständigen Besetzung.

Die erfassten, minutengenauen Zeiten stehen dann in einem übersichtlichen Logfile für Auswertungen zur Verfügung. Diese können jedoch auch durch bestimmte Regeln „bewertet“ werden, ehe sie zur Anrechnung ins Arbeitszeitkonto und den Lohnexport gelangen. Durch die moderne Schnittstelle der Datafox-Geräte können die Kunden von DEJORIS sogar selbst die Anzeigen im kapazitativen Display der EVO Pure Terminals erstellen. So ist es sogar denkbar, die Mitarbeiter zünftig auf Kölsch zu begrüßen.

Dienstplanung, Zeiterfassung und Kommunikation online
„Seit nunmehr 7 Jahren nutzen wir DEJORIS. Die Akzeptanz bei unseren Mitarbeitern war von vornherein groß“, erläutert Rodney Ranz, Geschäftsführer der Diaz und Ranz Unternehmensgruppe, zu der das CHOCOLAT Grand Café gehört. Neben der Dienstplanung stellt DEJORIS einige Möglichkeiten zur internen Kommunikation zur Verfügung. Nachrichten, Pinnwand-Einträge und Neuigkeiten, die bei Bedarf auch gezielt nach Bereichen oder Filialen erstellt werden können, werden übersichtlich dargestellt. Die einfache Erfassung der Arbeitszeiten über die – mehrfach im Haus vorhandenen – Erfassungsterminals von Datafox bringt Transparenz und Rechtssicherheit.

Olaf Vortmann - Leiter Besuchermanagement

 

Für Olaf Vortmann, Leiter des Besucherservice im Schokoladenmuseum, stehen das Zusammenspiel und die Zuverlässigkeit von Hardware sowie Software im Vordergrund: „Seit Jahren sind wir sehr zufrieden mit der Nutzung von DEJORIS und den Datafox-Terminals. Die Zeitersparnis zu allen Vorgängersystemen ist enorm.“

Fazit
DEJORIS hat seit seiner Einführung im CHOCOLAT Grand Café für maximale Übersichtlichkeit und Zeitersparnis in der Dienstplanung gesorgt. Nach nur einem Quartal konnten die Kosten im Bereich der Personaleinsatzplanung grundlegend gesenkt werden.

Durch die sofortige Verfügbarkeit der tatsächlich geleisteten Stunden über die Erfassung mit Datafox EVO 3.5 Pure Terminals, stehen dem Planer jederzeit die noch möglichen Stunden für jeden Mitarbeiter bei der Planung zur Verfügung. Fehler werden so vermieden und die Mitarbeiter entsprechend ihren Wünschen optimal ausgelastet. Die Implementierung und Einarbeitungszeit war extrem kurz, da DEJORIS eine durchdachte und nutzerfreundliche Oberfläche besitzt. Es gab keinerlei Akzeptanzprobleme durch die Belegschaft – im Gegenteil, die Mitarbeiter haben DEJORIS schon nach wenigen Tagen schätzen gelernt. Die Bedienung der Datafox-Terminals ist einfach und intuitiv und entlastet die Mitarbeiter sehr.

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