Elektronische Personalzeiterfassung Lasslop
Computergestützte Zeiterfassungssysteme sind in Mode gekommen. Viele Betriebe machen sich die neuen Möglichkeiten zur Zeiteinsparung, Optimierung von Arbeitsabläufen und Kostenreduzierung zunutze. Dabei spielt die Erfassung von Personalzeiten und deren elektronische Weiterverarbeitung eine entscheidende Rolle.
Das Unternehmen
Die Firma J-Lasslop aus Hünfeld, Hersteller von Spulen, Drosseln und anderen induktiven Bauteilen, hat die Zeichen der Zeit längst erkannt. Als ein notwendiger Bestandteil eines kontinuierlichen Optimierungsund Verbesserungsprozesses führte man im Unternehmen vor einigen Wochen ein neues Personalzeiterfassungssystem mit der Bezeichnung „novaCHRON“ ein. Die notwendige Technik und das „know–how“ hat sich die Firma J-Lasslop aus der heimischen Region geholt, von der Firma Datafox.
Die Datafox GmbH mit Sitz in Eichenzell hat sich der Datenerfassung und ihrer Nutzung für betriebliche Anwendungen verschrieben. Bei Datafox entwickelt und baut man seit 1997 Datenerfassungsgeräte und vertreibt gemeinsam mit den Geräten auch die entsprechende Datenerfassungssoftware für Personalzeit- und Betriebsdatenerfassung, Maschinendaten- oder mobile Datenerfassung.
Zeit für ein neues elektronisches Zeiterfassungssystem
Die Einführung eines neuen Personalzeiterfassungssystems bei der Firma J-Lasslop wurde erforderlich, weil das vorhandene System die zunehmend flexibleren Arbeitszeiten nicht in der gewünschten Weise verarbeiten konnte. Das bisherige System erfaßte die Arbeitszeiten mit Barcodekarten und konnte am Monatsende nur die Zeitsummen auf Papier ausgeben. Entsprechend hoch waren die Erwartungen bei der Neueinführung des durchgängig elektronischen Zeiterfassungssystems „novaCHRON.“ Von dem Produkt erwartet man, dass sich Arbeitsregelungen flexibel anlegen lassen und der Erfassungs- und Verarbeitungsaufwand und damit die Kosten deutlich verringert werden können. „novaCHRON“ PZE ist ein Programm zur computergestützten Arbeitszeiterfassung und -auswertung. Buchungen werden dezentral am Buchungsterminal erfasst und zentral durch „novaCHRON“ ausgewertet. Das Programm beinhaltet die Verwaltung der Personalstammdaten, der Personalgruppen wie Kostenstellen oder Abteilungen, umfaßt Parametrierungsmöglichkeiten für alle denkbaren Arbeitszeitregelungen und enthält außerdem einen Urlaubsplaner. Ein Anwesenheitstableau sorgt für Überblick hinsichtlich der anwesenden Mitarbeiter. Umfangreiche, flexible Auswertefunktionen wie Listen, Statistiken, Grafiken fördern die Transparenz und Entscheidungssicherheit. Für die Weitergabe von Daten an die Lohnbuchhaltung steht optional ein Lohndaten-Exportprogramm zur Verfügung. Ein Einsatzplaner sowie ein Zutrittskontrollmodul sind Bestandteil der erweiterten Lösung von „novaCHRON.“
„Die Erwartungen an novaCHRON haben sich,“ so Markus Lasslop, „schon nach kurzer Zeit erfüllt. Der Zeitaufwand bei der Erfassung und Weiterverarbeitung der Arbeitszeiten hat sich auf jeden Fall um die Hälfte reduziert. Für die Personalsachbearbeitung haben sich mit „novaCHRON“ deutliche Arbeitserleichterungen ergeben. Und auch die Umstellung auf das elektronische Personalzeiterfassungssystem hat keine Schwierigkeiten aufgeworfen und konnte rasch vollzogen werden. Dementsprechend gut ist die Akzeptanz bei den 39 Mitarbeitern unseres Unternehmens gegenüber dem neuen System.“
„Die Entscheidung für „novaCHRON“ von der Firma Datafox ist uns nicht schwer gefallen. Wir suchten nach einem übersichtlichen, leicht zu handhabenden und kostengünstigen Personalzeiterfassungssystem. Und das haben wir bei Datafox gefunden. Natürlich hat auch die regionale Nähe zum Hersteller unsere Entscheidung mit beeinflußt.“ Gegenwärtig denkt der Unternehmer bereits an eine Erweiterung des bestehenden Systems um eine Betriebsdatenerfassung nach. Hierfür stellt „novaCHRON“ das Erweiterungsmodul „BDE“ zur Projekt-, Auftragszeit- und Kostenstellenerfassung zur Verfügung. Die Vorteile dieser Lösung sind deutlich: beide Systeme, Personalzeit- und Betriebsdatenerfassung, sind aufeinander abgestimmt, arbeiten Hand in Hand. Personal- und Stammdaten werden durch die gemeinsame Datenbank von beiden Systemen genutzt und müssen nicht doppelt angelegt werden.
Von der Integration einer Betriebsdatenerfassung verspricht sich Markus Lasslop die tatsächlichen Kosten von Aufträgen und Arbeitsgängen sicher zu ermitteln und den aktuellen Auftrags- und Projekt-Fortschritt jederzeit überblicken zu können. Zudem vereinfachen die vielfältigen Auswertungsfunktionen die Auftragsanalyse und bilden gleichzeitig die Grundlage für eine gezielte Datenarchivierung der einzelnen Arbeitsschritte. Dies bringt zusätzliche Vorteile bei einer gegebenenfalls erforderlichen Auftragsnachkalkulation und erleichtert die zuverlässige Einschätzung bei neuen Kundenanfragen.
