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Anwenderberichte im Detail

Anwenderbericht: Strukturierte Planung

10.11.2017

Anwenderbericht OK Software  - Bäckerei Bürenkemper

Die Bäckerei Bürenkemper setzt zur Personalplanung BBN PEPZeit aus dem Hause OK Software ein. Die Planung ist seitdem deutlich einfacher und effizienter. Auch wenn die Bäckerei Bürenkemper nur die Mitarbeiter in Produktion und Versand planen muss, so war es 2015 dennoch an der Zeit, die alten Excel-Tabellen hinter sich zu lassen und zu einer modernen und an aktuelle Anforderungen einer Bäckerei angepassten Softwarelösung zu wechseln. „Der Zeitaufwand, den die Planung in den Tabellen beanspruchte war einfach zu hoch und wir stießen an die Grenzen der Leistungsfähigkeit“, so Betriebsleiter Thomas Hanneforth. „Nun haben wir einen viel besseren Überblick und können flexibler und spontaner Änderungen vornehmen, so dies nötig ist“, ergänzt er. Geschäftsführer Bernhard Bürenkemper Junior fügt hinzu: „Wir setzen Technik da ein, wo es sinnvoll ist und um Dinge zu vereinfachen. Das war in der Personaleinsatzplanung definitiv der Fall. PEPZeit löste bei uns Probleme, für die wir Lösungen brauchten.“

Franchise-Filialen

Um die Einsatzplanung in den Filialen muss sich bei Bürenkemper niemand kümmern, da das Unternehmen alle 46 Verkaufsstellen in Franchise betreibt. Dies begann 2002 mit der ersten Filiale, die ein Partner führte. „Wir bieten unseren Franchisenehmern ein interessantes Paket zum Einstieg“, erläutert Bernhard Bürenkemper. Die Bäckerei richtet die Ladengschäfte einheitlich ein. Der Franchisenehmer muss lediglich seinen persönlichen Einsatz mitbringen. Ein Startkapital ist hier, im Gegensatz zu vielen anderen Franchisesystemen nicht notwendig.

Selbstverständlich werden in allen Filialen die Produkte der hauseigenen Produktion verkauft. Auch die Werbung wird zentral organisiert und an die Verkaufsstellen verteilt. „Durch die persönliche Verantwortung der Franchisenehmer fördern wir den direkten Kontakt zu unseren Kunden.“, so Bürenkemper. „Wir denken, dass dies einen konstant freundlichen Service sichert.“ Das gute Konzept lockte Franchisenehmer mit unterschiedlichsten Geschichten. So gibt es solche mit einer Vergangenheit in der Backbranche und komplette Quereinsteiger, darunter auch einen Juristen. Es gibt Ehepaare, die gemeinsam eine Verkaufsstelle haben bis hin zum größten Franchisenehmer, der acht Filialen führt. „Wo jemand her kommt spielt bei uns keine Rolle. Unsere Partner müssen den Willen haben eine oder mehrere Verkaufsstellen erfolgreich zu führen und diesen Willen auch an ihre Mitarbeiter weitergeben können. Dann haben alle, wir, der Franchisenehmer, seine Angestellten und unsere Kunden etwas davon.“ Bei der Auswahl der Partner verlässt man sich bei Bürenkemper auf Menschenkenntnis und die bisher gesammelten Erfahrungen. In den Gesprächen und Treffen vor der Vertragsunterzeichnung verschafft man sich einen Überblick über den potentiellen Partner, wodurch sichergestellt werden soll, dass der Kunde ein persönlicheres Verkaufserlebnis hat, als es ein eigenes Filialnetz ermöglicht.

 

Jubiläum

Dieses Jahr ist Thomas Hanneforth seit 25 Jahren im Unternehmen tätig. So erlebte er auch das Jahr 2002 bei Bürenkemper, in dem das Unternehmen zum einen die allererste Filiale an einen Franchisenehmer übergeben hatte, zum anderen wurde das Bielefelder Traditionsunternehmen Café-Konditorei Kriemelmann mit seinen sieben Filialen in die Bäckerei Bürenkemper integriert. Da sich die Sortimente der Unternehmen gut ergänzen, kann man nun den Kunden sowohl hochwertige Backwaren wie auch edle Konditoreiprodukte anbieten. Durch das Outsourcing der Filialen ist bei Bürenkemper nur ein kleiner Stab in der Verwaltung nötig. Neben Bürenkemper Senior und Junior, sind hier Hanneforth und eine Teilzeitkraft tätig. „Hierdurch ist zwar das individuelle Aufgabenspektrum größer als in anderen Unternehmen, aber so wird es durch die immer wechselnden Aufgaben nicht langweilig. Zudem habe ich Spaß an meinem Job“, so der Betriebsleiter. Auch für die Einführung von PEPZeit war er verantwortlich. Die Entscheidung für die Software fiel, da die Bäckereisoftware BBN schon bei Bürenkemper im Einsatz war und man sehr gute Erfahrungen mit OK Software und dem Support dort hatte. Weiterhin ließ sich PEPZeit an den Betrieb und die individuellen Anforderungen anpassen. „Installation und Einarbeitung waren einfach und professionell“, so Hanneforth. „Die Installation der Software wurde unkompliziert mittels Fernwartung durchgeführt, ebenso die Einrichtung der verschiedenen Arbeitsplätze. So kann die Zeit bei einer Schulung vor Ort optimal genutzt werden“, so OK Geschäftsführer Michael Ott. Der Datenstamm wurde von OK aus den vorher genutzten Tabellen importiert, die dann noch notwendige Nachpflege übernahm Hanneforth selbst. Auch die Planmodelle, mit denen die Einsatzplanung ein Grundgerüst bekommt, wurden in einer Telefonsession mit dem Support eingerichtet. Insgesamt wurden fünf Grundmodelle, darunter ein Standard-Wochenplan, sowie jeweils einer für Silvester und Weihnachten erstellt. In der Regel plant Hanneforth 14 Tage im Voraus, je nach Situation muss dies aber auch wochenweise vonstattengehen. „Mehr als zwei Wochen zu planen ist nicht sinnvoll“, so der Betriebsleiter. „Umstrukturierungen aufgrund von Krankheiten oder anderen spontanen notwendigen Änderungen schmeißen den Plan dann komplett über den Haufen.“ Die Planung für die vier vorhandenen Einsatzbereiche Produktion, Versand, Reinigung und Büro geht dank der gepflegten Stammdaten, wie Qualifikation, Arbeitszeiten und anderem schnell von der Hand. Durch die erwähnten Qualifikationen kann genau festgelegt werden, welcher Mitarbeiter an welchem Arbeitsplatz eingesetzt werden kann. So wird vermieden, dass jemand mit nicht ausreichender Schulung die Brötchenanlage bedienen soll. „Um eine gewisse Flexibilität zu gewährleisten haben wir Springer, die in PEPZeit auch als solche gekennzeichnet sind. Diese können einspringen, wenn ein Mitarbeiter ausfällt und gewährleisten einen reibungslosen Ablauf in allen Bereichen“, erläutert Hanneforth.

Leistungsstark

PEPZeit erlaubt dem Personalverantwortlichen die Personalressourcen effektiver zu nutzen. Neben der Personalsteuerung erlaubt die Software es, Arbeitsabläufe besser zu strukturieren, eine fein steuerbare Zutrittskontrolle einzurichten und die Verantwortlichen zu entlasten. Eine Senkung der Lohnkosten wird in vielen Fällen erreicht. PEPZeit erlaubt es, aufgrund verschiedener Zeitkonten, Verfügbarkeiten und Qualifikationen der Mitarbeiter unterschiedliche Betriebsstätten und Einsatzorte zu planen. Die Verwaltung von Stundenkonten kann automatisiert und unternehmensweit ausgeglichen werden. Übersichtliche Statistiken erlauben es, Personalkosten und Lohnproduktivität zu ermitteln und darzustellen. Fehlzeitenliste und Anwesenheitslisten lassen sich in Echtzeit einsehen. Durch die umfangreichen Stammdaten und die damit den Mitarbeitern zugeordneten Eigenschaften ist es möglich, Arbeitseinsätze flexibel zu gestalten und zu ändern und Personalschwankungen auch kurzfristig unter verschiedenen Einsatzorten zu synchronisieren. „Auch bei uns sind Einsatzorte und Qualifikationen gepflegt. So lassen sich bei Ausfall einzelner Mitarbeiter in andere Posten verschieben und die Betriebsabläufe können ungestört weiterlaufen“, erläutert Bernhard Bürenkemper. Diverse weitere Statistiken, wie Plan-Ist-Abgleiche geben Übersicht über die Vergangenheit und erlauben es, aufgrund dieser Erfahrungen, die zukünftigen Planungen effektiver zu gestalten und Bedarfs- und Einsparpotentiale zu nutzen. Bei Bürenkemper ist alles für die Zutrittskontrolle vorbereitet und die Mitarbeiter öffnen schon Türen mit ihren persönlichen RFID Chips, mit dem auch die Ankunfts- und Arbeitsendzeit erfasst werden. Allerdings müssen die Zeiten und Zonen noch festgelegt und die Mitarbeiter diesen zugeordnet werden. „So können wir genau kontrollieren, wann welcher Mitarbeiter in welchen Bereich des Unternehmens gelangen kann“, erklärt Hanneforth. Mit den 6 RFID-Lesern in Produktion und Büro lässt sich dies fein steuern. Als kleiner Eyecatcher ist auf den Zutrittslesern das Firmenlogo aufgedruckt. PEPZeit rüstet die Bäckerei Bürenkemper auch für die Zukunft. Aktuell werden die Angestellten in der Zentrale noch mit Festgehältern bezahlt, in welche die Nachtstunden eingerechnet sind. Mittelfristig soll aber auf Zeitkonten umgestellt werden. Hierbei hilft die automatische Zuordnung von Lohnarten und Zuschlägen, die ebenfalls automatisiert berechnet und an die Lohnbuchhaltung übergeben werden können. Auch bei den 95 Mitarbeitern, die Thomas Hanneforth verwaltet ist die Übersichtlichkeit durch zentral geführte und verwaltete Arbeitszeitkonten gewährleistet. Durch den Fehlzeitenplaner mit frei konfigurierbaren Fehlzeitenarten kann an unterschiedliche Unternehmensanforderungen angepasst werden und erlaubt es auch Wiedereingliederungen, Mutterschutz und andere Fehlzeiten abzubilden. Umfangreiche Schnittstellen erlauben die Arbeitszeiterfassung über Terminals, wie auch Kassen, wodurch sich auch die Arbeitszeiten im Verkauf detailliert erfassen lassen und eine Weitergabe der Daten an die Warenwirtschaft, wo sie, gemeinsam mit Kassen-, Liefer- und Retourendaten eine umfangreiche Filialstatistik erlauben.

Robuste Hardware

Als Hardware für die Zeiterfassung und Zutrittskontrolle arbeitet die OK GmbH mit der Firma Datafox zusammen, welche die unterschiedlichen Terminals entwickelt hat und herstellt. „Wir sind von der Robustheit der unterschiedlichen Terminals angetan“, so Bürenkemper. „Ein weiterer Pluspunkt bei der Wahl der Datafox Terminals ist, dass der Support zentral über OK Software läuft, wir also nur einen Ansprechpartner haben.“ Dass die Terminals so robust sind liegt am stabilen Aufbau aus Aluminiumrahmen, vergossenem Innenaufbau und Echtglasfronten. Bei den Zutrittslesern wurde bei der Entwicklung Wert auf ein zurückhaltendes Design gelegt, wodurch ein eventuell aufgedrucktes Firmenlogo besser zur Geltung kommt. Dank moderner Lesemodule kann die Hardware diverse RFID-Verfahren lesen und verarbeiten. Die Hintergrundbeleuchtung zeigt über das RFID Symbol den aktuellen Status gut erkennbar an. Ein weißes Licht bedeutet, dass der Leser bereit zum lesen ist, während rot und grün eine Ablehnung oder Gewährung des Zutritts signalisieren. Um die Daten zu sichern, wird alles verschlüsselt übertragen. Das Datafox EVO 4.3 Multifunktionsterminal wird bei Bürenkemper zur Zeiterfassung eingesetzt. Auch hier sorgen ein Alurahmen und eine Echtglasfront für die notwendige Stabilität. Die Kommunikation über Ethernet oder W-Lan sichert Flexibilität bei der Montage der Geräte. Sowohl für eine Wandmontage, wie auch für eine freistehende Lösung sind bei Datafox Lösungen verfügbar um unterschiedlichsten Kundenwünschen entgegen zu kommen. Das einfache und übersichtliche Design, die intuitive Menüsteuerung und der geringe Stromverbrauch durch ein Embedded System runden das Leistungspaket der Datafox Geräte ab.

Zukunftssichere Lösung

Die Bäckerei Bürenkemper konnte mit dem Einsatz von PEPZeit und den Datafox Endgeräten nicht nur die damals akuten Probleme in den Griff bekommen. Auch in der Zukunft werden diese Lösungen helfen, die Personaleinsatzeffizienz zu steigern und auch spontanen Planänderungen durch Krankheit sicher und souverän begegnen zu können. „PEPZeit und die Datafox Hardware werden uns mit der Zutrittskontrolle und einer genauen Erfassung und Abrechnung der tatsächlichen Arbeitszeiten in Zukunft helfen“, ist Hanneforth sicher. „Durch unsere umfangreiche Datenbasis sind die Weichen für einen erweiterten Einsatz in jedem Fall gestellt“, ergänzt er.

 
Anwendungsgebiete: Personalzeiterfassung, Projektzeiterfassung
Verwendete Hardware: Datafox  EVO 4.3

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