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Zeitmanagement im Handwerksbetrieb

30.09.2003

„Zeit ist Geld“, sagt man so schön. Doch haben sehr viele Handwerksbetriebe im Bereich Zeitmanagement einen großen Nachholbedarf. Die Firma Jura Holzbau aus Jachenhausen bei Riedenburg entwickelte mit einem Softwareunternehmen ein einfaches durchgängiges Controllingsystem mit mobiler Zeiterfassung.

Einführung

Als Holzbaubetrieb mit einer Holzbauabteilung und einer Nagelplattenbinderabteilung beschäftigt die Firma Jura Holzbau rund 30 Mitarbeiter. Gerhard Halbritter, Geschäftsführer der Firma Jura Holzbau leitet das Unternehmen seit 20 Jahren. Während seiner Tätigkeit hat er klar erkannt, dass die kaufmännische Geschäftsführung wichtiger ist denn je. „Die guten Zeiten sind vorbei, in denen Mehrkosten der Fertigung den Gewinn unwesentlich beeinflusste. Heute sind die Gewinnspannen so eng gerechnet, dass unvorhergesehene Fertigungskosten den Gewinn auffressen“, erzählt uns Herr Halbritter. Deshalb ist es so wichtig ein einfaches Projektcontrolling in einem Betrieb zu installieren anhand dessen jeder Auftrag nachkalkuliert wird.

 

Der gute alte Zeitzettel

Nach Herrn Halbritter war die Erfassung mittels Zeitzettel in Papierform sehr problematisch: „Oft wurden Zeiten geschrieben, die nicht der Realität entsprachen.“ So seine Erfahrung. „Es kam schon vor, dass Mitarbeiter die gleiche Tätigkeit ausübten, jedoch unterschiedliche Zeiten aufschrieben. Wie lange die Mitarbeiter an den einzelnen Kostenstellen tätig waren, (Bsp. Abbund, Schalung montieren, Fahrzeit) ließ sich nicht nachvollziehen, da es nicht einheitlich notiert wurde. „Ist ein Auftrag nicht so gelaufen wie ich dies kalkuliert habe, so muss analysiert werden, wo es geklemmt hat“ erklärt uns Herr Halbritter. „Wenn man erst einmal erkannt hat, wo das Problem lag, kann man Rückschlüsse für zukünftig ähnlich gelagerte Aufträge ziehen.“ Ein weiterer Punkt war die Ermittlung der Gemeinkosten. Wie viel Stunden werden für den Unterhalt der Firma verwendet? Zeiten für Servicearbeiten, Reklamationen etc. gingen früher in einem riesen Gemeinkostenposten unter. Herr Halbritter erklärt: „Durch die Erfassung dieser Zeiten ist es uns möglich, Großaufträge besser kalkulieren zu können. Wir wissen schon zu Beginn, wo unser Deckungsbeitrag liegt. Dieser ist nicht wie bis anhin geschätzt, sondern entspricht der Wirklichkeit. 

Eine Veränderung musste her Für Herrn Halbritter stand fest, dass sich im Bereich Controlling grundsätzlich was verändern musste. Das Wichtigste ist die Erfassung der Zeiten der Mitarbeiter. Dies sowohl für die Arbeiter auf der Baustelle wie auch für die Mitarbeiter die in der Planung/Statikabteilung tätig sind. Das heißt, die Daten müssen sowohl über einen herkömmlichen Computer wie auch mobil auf der Baustelle erfasst werden können. Weiter möchte man sämtliche Daten wie Aufträge, Tätigkeiten etc. von jedem Arbeitsplatz kontrollieren können, die dann automatisch an die Eingabestellen verteilt werden. Als man sich verschiedene Systeme anschaute, erkannte man sehr schnell, dass es einen Alleskönner nicht gibt. Jede Firma hatte sich auf einen Bereich spezialisiert, der eine konnte das der andere das, aber kein Anbieter war in der Lage eine Gesamtlösung anzubieten. Man setzte sich mit der Firma VISOFT.net aus Ingolstadt an einen Tisch und besprach die Problematik. Die ganzen Anforderungen wurden durchgesprochen und aufgenommen. Dies war im Februar dieses Jahres. Das heute für jedermann zur Verfügung stehende Produkt bietet folgendes:

Zeiterfassung am Bildschirm

DatafoxTimeboy in praktischer Gürteltasche

Mitarbeiter, welche Zugang zu einem Computer haben, geben Ihre Zeiten direkt am Bildschirm ein. Mit einfachsten Schritten wählt er Auftrag, Tätigkeitsgruppe, Tätigkeit und die benötigte Zeit dazu aus. Dies kann sowohl am Abend erfolgen, wie auch als Echtzeitprogramm, in welchem man angibt, an was man momentan arbeitet. Diese Daten können vom Mitarbeiter am Bildschirm kontrolliert und gedruckt werden. Genau gleich wie beim Stundenzettel muss er mit Klick auf einen Knopf die erfassten Zeiten abgeben. Diese werden anschließend über das Netzwerk in einer zentrale Datenbank gespeichert. Chefs bzw. Bauleiter können ihre Baustellen nach Produktivität, verbrauchter Aufwand etc. kontrollieren und sehen, in welche Richtung das Projekt läuft. So kann man bei Abweichungen früh genug agieren, die Probleme untersuchen und wenn möglich beheben.

Zeiterfassung im Pausenraum

Für die Mitarbeiter, welche keine Mobile Zeiterfassung benötigen steht die Erfassung in einem Raum (Pausenraum) zu Verfügung. Mit einfachen Mausklicks können die Zeiten eines Tages Mitarbeiter-, Auftrags- und Tätigkeitsbezogen am Bildschirm erfasst werden. Diese kann er wiederum mit Knopfdruck in die zentrale Datenbank abgeben, wo die Daten zur Auswertung zur Verfügung stehen. Für die Erfassung eines Tages mit ca. 20 Tätigkeiten benötigt man 1 Minute. Dies ist auch für Laien zu schaffen, da das Programm sehr einfach aufgebaut ist. Wenn jemand ein Handy bedienen kann, wird dies auch kein Problem darstellen.

Zeiterfassung mobil auf der Baustelle

Damit auch für Mitarbeiter auf Montage eine Zeiterfassung zur Verfügung steht, bietet die Firma Visoft.net ein mobiles Gerät mit optionalen Funktionalitäten an (Datafox Timeboy). Sämtliche Funktionen, welche beim Computer zur Verfügung stehen, gibt es auf dem mobilen Gerät. Mit einfachen Mausklicks gibt der Anwender Auftrag und Tätigkeit ein. Das Gerät hält die aktuellen Aufträge für den Mitarbeiter im Hintergrund bereit und stellt sie an einem beleuchteten Display dar. Das Industriegerät, welches in einer Ledertasche am Gürtel getragen wird, ist sehr handlich und übersichtlich. Nicht bloß die Möglichkeit Zeiten zu erfassen steht zur Verfügung. Es können auch Materialien direkt dem Auftrag belastet werden. Dafür steht auch optional ein Barcodeleser zur Verfügung, der direkt im Gerät integriert ist. Mit einem Knopfdruck kann so das Material ab Barcode erfasst werden. Mitarbeiter welche zum Beispiel lange auf externen Baustellen tätig sind, können die Daten via Handy in die Firma senden. Dafür steht eine einfache Option zur Verfügung.

Übersicht für Chefs/Bauleiter

Für Mitarbeiter steht ein Bereich für die Auswertung der Baustellen zur Verfügung. Übersichten über Personalgruppen, Baustellen Tätigkeiten oder Zeitabschnitten ist in diesem Bereich integriert. Übersicht für Lohnabrechung Damit sich auch die Buchhaltung freut, können die Zeiten direkt an das Baurechenzentrum BRZ übergeben werden. Mit dieser Funktion entfällt viel Arbeit für die Lohnabrechnung.

Übersicht für Mitarbeiter

Für den normalen Mitarbeiter steht ein Bereich zur Verfügung, in dem er seine abgegebenen Zeiten überprüfen und kontrollieren kann. Die Software ist so konzipiert, dass sie sowohl für den Einmannbetrieb wie auch für einen 500-Mann-Betrieb einsatzfähig ist. Probleme mit Datenmengen gibt es nicht, da mit einer echten Client Server Datenbank gearbeitet wird. 

Kosten

Bei all diesem Leistungsumfang fragt man sich jetzt, was das wohl kosten mag. Auch da hat die Firma Visoft.net eine faire Abrechnung eingeführt. Da die Mitarbeiterzahl zwischen Sommer und Winter oft variiert, muss die Software nicht gekauft werden. Sie wird kostenlos angeboten und kann sooft installiert werden, wie dies ein Betrieb benötigt. Weiter kann die Software zu jeder Zeit über das Internet gepflegt werden. Updates werden mit einem einfachen Klick auf einen Menüpunkt über das Internet geladen und automatisch auf allen Rechnern verteilt. Verrechnet wird dies über sogenannte Mitarbeitertage. Pro Mitarbeiter und Arbeitstag werden 25Cent verrechnet. Je nach Größe der Firma bzw. Mitarbeitertage werden Rabatte bis zu 60% gewährt. So hat die Firma immer die neuste Software und muss sie nur bezahlen, wenn auch wirklich gearbeitet wird. Praktisch ist dieses System auch für Neueinsteiger. Der gesamte Leistungsumfang der Software wird ohne teuren Anschaffungspreis zur Verfügung gestellt. Der Betrieb kauft sich so viele Mitarbeitertage wie er benötigt und los geht’s. Zum Testen stellt die Firma Visoft.net schon einmal 100 Mitarbeitertage kostenlos zur Verfügung.

Vor der Einführung unbedingt beachten.

  • Die leitenden Mitarbeiter unbedingt in die Entscheidungsfindung einbeziehen.
  • Sobald als möglich alle Mitarbeiter in das Projekt einbeziehen.
  • Verantwortliche Personen mit besseren Kenntnissen bestimmen.
  • Betreuung der Mitarbeiter währen der Einführung. (Nichts anbrennen lassen)
  • Rückkopplung der Firmenleitung, betr. der Wichtigkeit die Zeiten einzugeben.
  • Wenn nach diesen Punkten vorgegangen wird, steht einer erfolgreichen Einführung nichts mehr viel im Wege

Die Vorteile auf einen Blick

Gerhard Halbritter fasst die Vorteile des in seinem Betrieb realisierten Systems zusammen.

  1. Genaue Zeiterfassung mit geringerem Aufwand.
  2. Gesamtheitliche Übersichten über den Betrieb, da jeder Mitarbeiter auf dieselbe Art Zeiten erfasst.
  3. Mitarbeiter werden sensibler betr. den Tätigkeiten und ihren Zeiten
  4. Verlässliche Daten für zukünftige Angebote
  5. Verlässliche Daten für Nachträge
  6. sehr große Zeiteinsparung

Rückblick

Die Firma Jura Holzbau setzt heute das System im gesamten Betrieb ein. Selbst Herr Halbritter gibt seine Zeiten ein. Herrn Halbritter meint: “Wichtig war für uns, dass das System unserer Firma angepasst werden kann. Auch heute noch ist es möglich, dass Änderungen in den Vorgaben vorgenommen werden müssen. Dies kann von einer berechtigten Person direkt am Bildschirm erfolgen. Weiter ist der vielseitige Einsatz toll. Ob es sich um einen Sachbearbeiter handelt, der täglich am Bildschirm arbeitet, ein Bauleiter der sporadisch im Betrieb ist, oder Handwerker die teilweise wochenlang auf der Baustelle sind, die Daten kriege ich von jedem. Ja und mir stehen nun die Auswertungen zur Verfügung, welche ich benötige um meine Firma zu führen und dies täglich“ betont Herr Halbritter.

Schlusswort Herr Halbritter schaut zurück und meint: „Ein Controllingsystem in unserem Betrieb einzuführen war eine sehr weise Entscheidung. Seither habe ich viel mehr Sicherheit. Auch für meine Mitarbeiter ist dies entlastend, zu wissen ob und wie sich die Aufträge gerechnet haben. Ich hätte so ein System viel früher einsetzen sollen, aber es ist ja bekanntlich nie zu spät“.

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